OpenProject vs Microsoft Project

Warum von Microsoft Project zu OpenProject wechseln?

Microsoft Project ist nach wie vor die Referenz für klassisches Projektmanagement in Großunternehmen. Für europäische Organisationen – insbesondere im deutschen Mittelstand, im öffentlichen Sektor, im Baugewerbe und in regulierten Branchen – sind die strukturellen Bedenken bekannt: Microsoft Project ist ein US-Produkt, Ihre Projektpläne liegen auf Microsoft-Infrastruktur unter US-Jurisdiktion, und die Lizenzökonomie skaliert auf Enterprise-Stufen aggressiv.

OpenProject ist die deutsche Open-Source-Alternative. Vollwertige Funktionsabdeckung für die meisten PM-Anwendungsfälle, EU-Jurisdiktion, selbst hostbar für maximale Souveränität und Bestandteil der souveränen Arbeitsplatz-Suite openDesk für die öffentliche Verwaltung in Deutschland.

Funktionsvergleich

Funktion	OpenProject	Microsoft Project
Lizenz	GPLv3 Open Source	Proprietär
Selbst hostbar	✅ Ja	❌
Jurisdiktion	Deutschland 🇩🇪	Vereinigte Staaten 🇺🇸
DSGVO	✅ Nativ	⚠️ Anbietererklärung
CLOUD-Act-Exposition	⚠️ Indirekt in der Standard-Cloud (AWS, Postmark); keine im EU-Shard (Scaleway) oder selbst gehostet	⚠️ Ja
Gantt-Diagramme	✅	✅
Agile Boards	✅	Eingeschränkt
Zeiterfassung	✅ Nativ	Add-on
BIM-Integration	✅ Nativ	❌
Projektportfolio	✅ Enterprise-Stufe	✅
Ressourcenausgleich	✅	✅ Branchenführend
Preis	5,95–15,95 €/Nutzer/Monat (Community kostenlos)	10–55 $/Nutzer/Monat
MS-Project-Import	✅	n. v.

Für klassische europäische PM-Anwendungsfälle ist OpenProject strukturell wettbewerbsfähig.

Preise

OpenProject-Preisoptionen:

• Community Edition: Dauerhaft kostenlos (GPLv3) – Self-Hosting, voller PM-Funktionsumfang
• OpenProject Basic / Professional / Premium (Cloud oder On-Premises): 5,95 / 10,95 / 15,95 € pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung; mindestens 25 Nutzer (Premium: 100); monatliche Abrechnung kostet 1 €/Nutzer mehr
• OpenProject Corporate: individuelles Angebot ab 250 Nutzern. Preise Stand Oktober 2026.
• BIM Edition: zusätzlicher Aufpreis für das baubranchenspezifische Paket

Microsoft-Project-Preise:

• Project Plan 1: 10 $/Nutzer/Monat – Basis
• Project Plan 3: 30 $/Nutzer/Monat – inkl. Desktop-Client
• Project Plan 5: 55 $/Nutzer/Monat – Portfoliomanagement

Für ein typisches 50-Personen-Team ist OpenProject mit rund 3.570–6.570 €/Jahr (Basic bis Professional, jährliche Abrechnung) gegenüber MS Project Plan 5 mit 33.000 $/Jahr ein wesentlicher Unterschied.

Datenschutz und Datensouveränität

Strukturelle Vorteile von OpenProject:

• Deutsche Unternehmensjurisdiktion – OpenProject GmbH unterliegt deutschem und EU-Recht
• Wahl des Cloud-Shards: Standard-Cloud auf AWS (indirekte CLOUD-Act-Exposition über US-Unterauftragsverarbeiter) oder EU-Shard auf Scaleway (Frankreich) mit ausschließlich EU-Verarbeitern
• DSGVO-nativ mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28
• Self-Hosting-Option für vollständige Datensouveränität
• Open-Source-Codebasis auditierbar auf GitHub
• Keine US-Rechtsexposition im EU-Shard oder beim Self-Hosting; die Standard-Cloud nutzt US-Unterauftragsverarbeiter (AWS, Postmark)

Für Beschaffende im deutschen öffentlichen Sektor macht die Kombination aus EU-Jurisdiktion + On-Premises-Option + Open-Source-Code OpenProject eher zum Standard als zur Ausnahme.

Migrationsleitfaden

Wechsel von MS Project zu OpenProject:

1. OpenProject einrichten – Community Edition selbst gehostet oder OpenProject-Cloud-Konto (1 Stunde – 1 Tag)
2. Projektstruktur konfigurieren – Arbeitspakete, Typen, Status passend zu Ihren MS-Project-Konventionen (2–4 Stunden)
3. MS-Project-Dateien (.mpp) importieren – OpenProject übernimmt Aufgaben, Abhängigkeiten, Dauern, Ressourcen (15 Minuten pro Projektdatei)
4. Benutzerdefinierte Felder rekonstruieren – wenn Sie MS-Project-Custom-Fields intensiv nutzen, planen Sie manuelles Mapping ein (1–3 Stunden pro Projekt)
5. Teamkonten und Projektmitgliedschaften einrichten (1–2 Stunden)
6. Reporting und Dashboards konfigurieren (2–4 Stunden)
7. Team schulen auf der OpenProject-Oberfläche (halbtägige Schulung)
8. Parallelbetrieb mit MS Project über 2–4 Wochen (operativ)
9. MS Project abschalten zur nächsten Vertragsverlängerung

Geschätzter Gesamtaufwand: 1–2 Wochen für eine 50-Personen-Organisation; bei großen Enterprise-MS-Project-Installationen mit individueller Infrastruktur deutlich länger. Schwierigkeit: Mittel; die Hauptkomplexität liegt in der Rekonstruktion der Workflows und der Schulung des Teams.

Beispielszenarien

Illustrative Szenarien, wie Teams diese Tools typischerweise einsetzen – keine dokumentierten Kundenfallstudien.

Eine deutsche Bundesbehörde nutzt selbst gehostetes OpenProject Community für die ressortübergreifende Projektkoordination. Die On-Premises-Bereitstellung ist aufgrund ihrer Anforderungen an die Datensouveränität verpflichtend; die deutsche Jurisdiktion von OpenProject und der Open-Source-Charakter machten es zur natürlichen Wahl.

Ein Münchner Ingenieurbüro wechselte von MS Project zur OpenProject BIM Edition. Die native BIM-Integration ersetzte teure Spezialwerkzeuge; die jährlichen Lizenzkosten sanken im 40-Personen-Team deutlich.

Ein Schweizer Bauunternehmen setzt OpenProject für das Projektportfoliomanagement über mehrere parallele Infrastrukturprojekte hinweg ein. Die Kombination aus gantt-basierter Planung, BIM-Integration und EU-/CH-Jurisdiktion erfüllte die Beschaffungsanforderungen.

Unternehmenshintergrund

Die OpenProject GmbH ist ein in Berlin ansässiges deutsches Unternehmen, das die OpenProject-Open-Source-PM-Plattform entwickelt und betreibt. Das Projekt entstand 2010 als Fork von ChiliProject und wird seither aktiv weiterentwickelt. Die OpenProject GmbH wurde gegründet, um kommerziellen Support, Managed Hosting und Enterprise-Funktionen anzubieten und gleichzeitig die Open-Source-Community-Edition zu pflegen.

Stand 2026 ist OpenProject Teil der souveränen Arbeitsplatz-Suite openDesk für die öffentliche Verwaltung — im April 2025 vereinbarte BWI, der IT-Dienstleister der Bundeswehr, den Einsatz über openDesk — und betreut Tausende KMU- und Enterprise-Kunden in ganz Europa.

Sicherheit und Compliance

• GPLv3 Open-Source-Lizenz
• ISO 27001 ausgerichtet
• BSI C5 ausgerichtet für Beschaffende im deutschen öffentlichen Sektor
• DSGVO-nativ mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28
• TLS 1.3 in der Übertragung, AES-256 im Ruhezustand
• SSO/SAML-Unterstützung
• Audit-Logs mit Aufbewahrungsrichtlinien
• NIS2-ausgerichtet für wesentliche Einrichtungen

Integrations-Ökosystem

• Nextcloud-Integration (deutsches EU-Stack-Muster)
• GitHub / GitLab-Integration für code-bewusstes Projekttracking
• Slack, Microsoft Teams, Element-Benachrichtigungen
• OneDrive, Nextcloud, S3 für Dokumentenanhänge
• LDAP / Active Directory für die Authentifizierung im Unternehmen
• API: umfassende REST-API und Webhooks
• CalDAV für Kalendersynchronisation
• BIM: IFC-Standard für die Integration im Bauwesen

Wer sollte wechseln?

OpenProject ist ideal für:

• Deutsche öffentliche Verwaltung und Mittelstandsorganisationen
• Europäische Bau- und Ingenieurunternehmen (BIM-Integration)
• Regulierte Branchen, die eine On-Premises-Bereitstellung benötigen
• Organisationen, die von MS Project migrieren – aus Kosten- oder Souveränitätsgründen
• Open-Source-Befürworter, die auditierbare PM-Software wünschen

Das Fazit

Microsoft Project bleibt das dominierende Werkzeug für Großunternehmen, die tief im Microsoft-Ökosystem verankert sind. Für europäische Organisationen – insbesondere im deutschen öffentlichen Sektor, im Bau- und Ingenieurwesen und im Mittelstand – ist OpenProject die bessere Wahl: vergleichbarer Funktionsumfang, deutlich geringere Kosten, EU-Jurisdiktion, On-Premises-Option und eine Open-Source-Codebasis, die keine zukünftige Geschäftsentscheidung wieder entziehen kann.

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Suchen Sie weitere europäische Projektmanagement-Alternativen? Siehe auch: Vikunja vs. Todoist und Wekan.

Häufig gestellte Fragen

Worin liegt der Unterschied zwischen Community und Enterprise Edition?

Die Community Edition ist die kostenlose Open-Source-Version unter GPLv3 – voll funktionsfähig für die zentralen PM-Anwendungsfälle inklusive Gantt, agiler Boards, Zeiterfassung und Teamzusammenarbeit. Die Enterprise Edition ergänzt Funktionen für den Unternehmenseinsatz (Projektportfolio-Dashboards, individuelle Themes, erweitertes Reporting, BIM-Integration, Premium-Support) und wird pro Nutzer lizenziert. Beide Optionen basieren auf derselben Codebasis.

Wo wird die Cloud-Version gehostet?

Die OpenProject GmbH betreibt keine eigenen Rechenzentren. Die Standard-Cloud (openproject.com) läuft auf Amazon Web Services (Vertrag über AWS EMEA SARL, Luxemburg) und versendet E-Mails über Postmark (Wildbit LLC, USA): keine US-Muttergesellschaft, aber gehostet auf AWS → indirekte CLOUD-Act-Exposition über US-Unterauftragsverarbeiter. Der optionale EU-Cloud-Shard (openproject.eu) läuft auf Scaleway (Frankreich) mit deutschen E-Mail-Anbietern und ohne Drittlandtransfers — wählen Sie ihn für eine rein europäische Verarbeiterkette. Für maximale Souveränität können Sie OpenProject auf eigener Infrastruktur selbst hosten.

Kann ich von Microsoft Project migrieren?

Ja. OpenProject importiert MS-Project-Dateien (.mpp) direkt. Der Import erhält Aufgabenstrukturen, Abhängigkeiten, Dauern und Ressourcenzuordnungen. Bei komplexen MS-Project-Pro-Installationen mit benutzerdefinierten Feldern und Makros sollten Sie zusätzliche manuelle Nacharbeit einplanen. Die meisten Migrationen im KMU-Umfeld sind innerhalb einer Woche abgeschlossen.

Wie schneidet OpenProject im Vergleich zu Jira und Asana ab?

Eine andere Positionierung. Jira ist das dominierende Werkzeug für agile Softwareentwicklung. Asana ist eher leichtgewichtiges, kollaboratives Arbeitsmanagement. OpenProject steht näher am klassischen PM (Gantt, Abhängigkeiten, Ressourcenplanung) mit EU-Jurisdiktion. Für rein agile Softwareteams gewinnt häufig Jira. In gemischten Umgebungen – Bau, Engineering, Verwaltung, klassische Projektarbeit – wiegen die klassischen PM-Funktionen von OpenProject schwerer.

Ist die BIM-Integration wirklich enthalten?

Ja. OpenProject bietet eine native BIM-Integration (Building Information Modeling) über die OpenProject BIM Edition. Das ist für das Projektmanagement im Bau- und Ingenieurwesen erheblich – sonst sind dafür teure Spezialwerkzeuge erforderlich. Die BIM-Integration ist einer der strukturellen Differenzierer von OpenProject am deutschen Bau- und Infrastrukturmarkt.