OpenProject vs Asana

Warum von Asana zu OpenProject wechseln?

Asana ist ein poliertes Projektmanagement-Tool, aber es ist ein US-SaaS-Produkt, das deine alle Projekt-Daten speichert — Tasks, Timelines, Diskussionen und Dateien — auf amerikanischen Servern. Dein ganzes Projekt-Portfolio, Ressourcen-Allokation und strategische Planungs-Daten sitzt in einem proprietären System, das du nicht kontrollierst. Asanas Preisgestaltung eskaliert scharf, während Teams wachsen, und kritische Features wie Portfolios, Ziele und erweiterte Berichterstattung sind hinter teuren Tiers gesperrt.

OpenProject, entwickelt durch OpenProject GmbH in Berlin, Deutschland, ist eine umfassende Open-Source-Projektmanagement-Plattform. Es kombiniert klassisches Projektmanagement (Gantt-Diagramme, Work-Breakdown-Strukturen) mit Agile-Methodiken (Scrum-Boards, Backlogs) in einem einzigen Tool. Die Community Edition ist kostenlos zum Self-Hosten, und die verwaltete Cloud läuft entweder auf AWS (Standard) oder optional auf einer reinen EU-Instanz mit Infrastruktur von Scaleway in Frankreich.

OpenProject ist besonders stark für strukturiertes Projektmanagement — die Art, die in Ingenieurwesen, Regierung und Konstruktion verwendet wird, wo Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten und Ressourcen-Planung mehr wichtig sind als farbige Kanban-Boards.

Feature-Vergleich

Feature	OpenProject	Asana
Gantt-Diagramme	✅ Interaktiv mit Abhängigkeiten	⚠️ Timeline (nur bezahlt)
Agile-Boards	✅ Scrum und Kanban	✅ Board-Ansicht
Zeit-Verfolgung	✅ Integriert	❌ Benötigt Integration
Self-Hostbar	✅ Vollständige Kontrolle	❌ Nur SaaS
Open Source	✅ GPLv3	❌ Proprietär
BIM-Unterstützung	✅ IFC-Modell-Viewer	❌ Nicht verfügbar
Wiki / Dokumentation	✅ Integriert	❌ Nicht integriert
Kosten-Verfolgung	✅ Budget und Kosten-Reports	⚠️ Begrenzt (bezahlt)
Benutzerdefinierte Felder	✅ Ja	✅ Ja (bezahlt)
Integrationen	⚠️ Wachsend (Nextcloud, Git)	✅ 200+ Apps
Datenspeicherung	Deine Wahl oder EU-Cloud 🇪🇺	Vereinigte Staaten 🇺🇸

Preisgestaltung

OpenProjects Open-Source-Modell bietet signifikante Kosten-Vorteile:

• OpenProject Community: Kostenlos — Self-Hosted, Kern-Features, unbegrenzte Benutzer
• OpenProject Basic: €5,95/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung, mindestens 25 Benutzer, Stand Oktober 2026) — Cloud oder On-Premises, Community-Features plus Basic-Enterprise-Add-ons und E-Mail-Support
• OpenProject Professional: €10,95/Benutzer/Monat (mindestens 25 Benutzer) — Professional-Enterprise-Add-ons, Telefon-Support
• OpenProject Premium: €15,95/Benutzer/Monat (mindestens 100 Benutzer); Corporate (ab 250 Benutzern): auf Anfrage
• Asana Basic: Kostenlos — begrenzt auf 10 Benutzer, grundlegende Features
• Asana Starter: $10,99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) — Timeline, Workflow-Builder, Formulare
• Asana Advanced: $24,99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) — Portfolios, Ziele, erweiterte Berichterstattung
• Asana Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung

OpenProjects Self-Hosted Community Edition ist unbegrenzt — keine Benutzer-Kappen, keine Feature-Time-Bomben. Für ein 50-Personen-Team, kostet Asana Advanced rund $1.250/Monat. OpenProject Self-Hosted kostet nichts jenseits Server-Infrastruktur, und der Cloud Professional Plan würde €547,50/Monat mit weit mehr Features enthalten sein.

Datenschutz & Datensouveränität

OpenProject nimmt eine prinzipielle Einstellung zu Datensouveränität:

• Open-Source-Code (GPLv3) bedeutet vollständige Transparenz über Datenbehandlung
• Self-Hosting stellt sicher, Projekt-Daten verlässt deine Organisations-Infrastruktur nie
• Die Standard-Cloud (openproject.com) läuft auf AWS mit Postmark (USA) für E-Mails → indirekte CLOUD-Act-Exposition über US-Unterauftragsverarbeiter; die optionale EU-Cloud (openproject.eu) nutzt ausschließlich EU-Unterauftragsverarbeiter (Scaleway, Frankreich)
• OpenProject GmbH ist ein deutsches Unternehmen, vollständig EU-Datenschutzgesetzgebung unterworfen
• Keine Daten ist mit Dritten für Werbung oder Analytics geteilt
• OpenProject ist Teil von openDesk, der souveränen Arbeitsplatz-Suite des deutschen öffentlichen Sektors, bereitgestellt von ZenDiS; das Robert Koch-Institut und die BWI (IT-Dienstleister der Bundeswehr) waren offizielle openDesk-Piloten
• Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) ist für alle Cloud-Kunden verfügbar
• Vollständige Daten-Export-Fähigkeiten verhindern Vendor-Lock-In

Asana, als ein US-Unternehmen, verarbeitet Daten auf amerikanischer Infrastruktur und unterliegt US-Regierungs-Datentragen unter dem CLOUD Act. Für Projekt-Daten, die strategische Pläne, Personen-Informationen und finanzielle Details enthält, ist dieses Jurisdiktion-Problem ein echtes Risiko für europäische Organisationen.

Migrationsleitfaden

Migration von Asana zu OpenProject benötigt sorgfältige Planung, aber ist für die meisten Teams innerhalb einer oder zwei Wochen erreichbar.

1. Exportiere deine Asana-Daten — nutze Asanas CSV-Export-Feature für jedes Projekt. Lade alle Tasks, Subtasks, Zuweiser, Fälligkeits-Daten und benutzerdefinierte Felder herunter. Für größere Organisationen nutze die Asana-API, um umfangreichen Export zu erstellen. (1-2 Stunden)
2. Richte deine OpenProject-Umgebung ein — installiere die Community Edition auf deinem eigenen Server mit Docker, oder melde dich für die Cloud Edition an. Konfiguriere deine Projekt-Struktur, Arbeits-Paket-Typen und benutzerdefinierte Felder, um deinen existierenden Workflow abzubilden. (2-4 Stunden)
3. Importiere Projekte über CSV — nutze OpenProjects CSV-Import, um deine Task-Daten einzuführen. Mappe Asana-Spalten zu OpenProject Arbeits-Paket-Felder. Überprüfe die Import-Vorschau sorgfältig vor dem Bestätigen. (1-2 Stunden pro Projekt)
4. Wiederaufbau-Projekt-Strukturen — richte Gantt-Diagramm-Abhängigkeiten, Meilensteine und Work-Breakdown-Strukturen in OpenProject auf. Konfiguriere Agile-Boards, wenn dein Team Scrum oder Kanban verwendet. Dies ist, wo OpenProjects Stärken im Vergleich zu Asana glänzen. (2-4 Stunden pro Projekt)
5. Migriere Teamfähigkeiten und Berechtigungen — erstelle Benutzer-Konten, weise Rollen zu und richte Projekt-Mitgliedschaften auf. Konfiguriere Benachrichtigungs-Einstellungen, damit das Team relevante Updates erhält. (1-2 Stunden)
6. Führe eine Parallel-Periode durch — betreibe beide Tools für eine oder zwei Wochen. Lass dein Team sich an OpenProject anpassen, während Asana als Referenz zugänglich bleibt. Sammeln Feedback und passe Konfigurationen vor völligem Ruhestand an. (1-2 Wochen)

Geschätzte Gesamtzeit: 1-2 Wochen für ein mittleres Team. Schwierigkeit: Moderat — die Hauptherausforderung ist die Anpassung Workflows zu OpenProjects strukturierterem Ansatz.

Beispielszenarien

Illustrative Szenarien, wie Teams diese Tools typischerweise einsetzen – keine dokumentierten Kundenfallstudien.

Deutsches Stadtregierungs-Modernisierung — Eine mittlere deutsche Stadt-Verwaltung migrierte 15 Abteilungen von Asana zu einer Self-Hosted OpenProject-Instanz, um Daten-Souveränitäts-Anforderungen zu erfüllen. Die Gantt-Diagramm und Abhängigkeits-Features ersetzten mehrere Spreadsheets, die zuvor für Infrastruktur-Projektplanung verwendet wurden, und die integrierte Zeit-Verfolgung eliminierte ein separates Tool. Daten bleibt vollständig in der Stadt-IT-Infrastruktur.

Niederländisches Ingenieursbüro rationalisiert Konstruktions-Projekt-Workflows — Ein Konstruktion und Civil-Engineering-Firma in Rotterdam adoptiertierte OpenProject für seine BIM-Integration und Gantt-Planungs-Fähigkeiten. Sie verwalten Brücke und Infrastruktur-Projekte mit detaillierte Work-Breakdown-Strukturen und Zeit-Verfolgung, Features, die Asana ohne teure Drittanbieter-Integrationen nicht bieten könnte. Projekt-Daten bleibt auf EU-Servern unter niederländischer Jurisdiktion.

Belgische Universität koordiniert EU-finanzierte Forschungs-Projekte — Eine universitäre Forschungsabteilung in Belgien nutzt OpenProject, um Multi-Partner-EU-Horizon-Forschungs-Projekte zu verwalten. Das Wiki-Feature dient als Projekt-Dokumentation, während Gantt-Diagramme helfen, Deliverables über Partner-Institutionen in verschiedenen Ländern zu koordinieren. Die Self-Hosted-Instanz erfüllt die Universität Daten-Governance-Anforderungen und die Projekt-Berichterstattungs-Verpflichtungen von EU-Finanzierungs-Programmen.

Unternehmenshintergrund

Die Entwicklung von OpenProject begann 2010 als Fork von ChiliProject, das seinerseits ein Fork von Redmine ist; im Oktober 2012 erschien Version 1.0 und die OpenProject Foundation wurde gegründet. Die OpenProject GmbH mit Sitz in Berlin ist das kommerzielle Unternehmen hinter dem Projekt: Sie bietet Enterprise-Support und Hosting und leistet den Großteil der Entwicklungsarbeit. Anlass für den Fork waren Anforderungen an Performance, Sicherheit und Barrierefreiheit; die Stärke des Produkts liegt in strukturierten Projektmanagement-Methoden wie Gantt-basierter Planung und Projektstrukturplänen.

Das Unternehmen hat seinen Sitz in Berlin und beschäftigt ungefähr 50-60 Menschen, primär Softwareentwickler, UX-Designer und Support-Ingenieure. OpenProject GmbH behält ein mageres, nachhaltiges Geschäftsmodell: die Community Edition ist vollständig kostenlos und Open Source unter der GPLv3 Lizenz, während der Umsatz aus Cloud-Hosting-Abonnements und Enterprise Edition-Lizenzen kommt, die Features wie Multi-Projekt-Dashboards, erweiterte Berichterstattung und dediziertem Support hinzufügen.

OpenProject wird von datensensiblen öffentlichen Organisationen in Europa eingesetzt. Es ist Bestandteil von openDesk, der Microsoft-365-Alternative der Bundesregierung für den öffentlichen Sektor, entwickelt vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS), und im April 2025 vereinbarte der Bundeswehr-IT-Dienstleister BWI, OpenProject als Teil von openDesk in der Bundeswehr einzusetzen. OpenProjects Bekenntnis zu Open-Source-Prinzipien und europäischer Datensouveränität macht es zu einem Eckpfeiler der wachsenden Bewegung hin zu souveräner digitaler Infrastruktur in Europa.

Sicherheit & Compliance

OpenProject implementiert Sicherheits-Praktiken, die für öffentliche Sektor- und Enterprise-Deployment entworfen sind:

• Open-Source-Code (GPLv3) — die gesamte Codebasis ist öffentlich auf GitHub überprüfbar, ermöglichend Organisationen, Sicherheits-Eigenschaften vor Deployment zu überprüfen
• ISO 27001 ausgerichtet — die Cloud-Hosting-Infrastruktur folgt ISO 27001 Informationssicherheits-Praktiken
• Self-Hosting-Option für vollständige Datensouveränität — Organisationen können OpenProject auf ihren eigenen Servern innerhalb ihren eigenen Sicherheits-Perimeter deployen
• Option für reine EU-Cloud — die optionale Cloud openproject.eu nutzt ausschließlich EU-Unterauftragsverarbeiter (Scaleway-Infrastruktur in Frankreich); die Standard-Cloud openproject.com läuft auf AWS
• DSGVO-konform als ein deutsches Unternehmen, mit formalen Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) verfügbar für all Cloud-Kunden
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit granularen Berechtigungen für Projekte, Arbeits-Pakete und Module — unterstützend komplexer Organisationsstrukturen mit mehreren Projekt-Teams
• LDAP/Active Directory und SAML SSO Integration für Enterprise-Authentifizierung und Benutzerverwaltung, sichernd Zugriff ausgerichtet mit Organisationsidentitäts-Richtlinien
• Regelmäßige Sicherheits-Updates veröffentlicht durch den Open-Source-Freigabe-Prozess, mit einer verantworteten Offenlegungs-Richtlinie für Sicherheitslücken-Reports

Integrations-Ökosystem

OpenProject bietet fokussierte Integrationen, entworfen für Enterprise-Projektmanagement-Workflows:

• Umfassende REST-API für Programm-Zugriff auf Projekte, Arbeits-Pakete, Zeit-Eintrag, Budgets und alle anderen Ressourcen — vollständig dokumentiert mit OpenAPI-Spezifikation
• Nextcloud-Integration zum Verbinden in Nextcloud gespeicherte Dateien direkt zu Arbeits-Pakete, ermöglichend souveräne Dokument-Verwaltung neben Projektplanung
• Git und SVN-Integration zum Verbinden Code-Repositories und Commits zu Arbeits-Pakete, bereitstellend Nachverfolgung zwischen Entwicklungs-Aktivität und Projekt-Tasks
• BIM/IFC-Modell-Viewer für Konstruktion und Ingenieurwesen-Projekte, zuzeigend Building-Informationsmodelle direkt innerhalb Arbeits-Pakete — ein einzigartiges Feature unter Open-Source-Projektmanagement-Tools
• iCalendar (ICS)-Feeds zur Synchronisierung Projekt-Meilensteine und Fälligkeits-Daten mit externen Kalender-Anwendungen wie Google Calendar, Outlook oder Thunderbird
• Excel und CSV-Import/Export für Massen-Daten-Operationen, ermöglichend Migration von anderen Tools und Integration mit Spreadsheet-basierte Berichterstattung
• Webhooks zum Auslösen externer Automatisierungen, wenn Arbeits-Pakete erstellt, aktualisiert oder vollendet werden — integrierbar mit benutzerdefinierten Workflows und Benachrichtigungs-Systemen
• LDAP, SAML und OpenID Connect für Enterprise-Single-Sign-On, ermöglichend Benutzer, mit ihren existierenden Organisations-Anmeldedaten zu authentifizieren

Wer sollte wechseln?

OpenProject ist ideal für:

• EU-öffentliche Sektor-Organisationen, die souveräne, DSGVO-konforme Projektmanagement benötigen
• Ingenieurwesen und Konstruktions-Firmen, die Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten und BIM-Integration benötigen
• Mittlere-bis-große Teams, die eliminierende eskalierender Pro-Benutzer SaaS-Kosten wollen
• Organisationen mit strukturierten Projektmanagement-Bedürfnissen (Waterfall, Hybrid oder Agile)
• IT-Teams, die Self-Hosted-Projektmanagement in ihre existierende Infrastruktur integrieren wollen

Die Quintessenz

OpenProject ist eine ernsthafte Projektmanagement-Plattform, die an strukturierter, Enterprise-Grade-Projekt-Planung ausgezeichnet ist. Seine Gantt-Diagramme, Zeit-Verfolgung, Kosten-Management und BIM-Support setzen es in eine andere Klasse von Asanas Task-Management-Fokus. Die Self-Hosted-Option bietet echte Datensouveränität bei nullem Software-Kosten.

Das Trade-off ist User-Experience. Asana hat eine modernere, intuitive Schnittstelle, die Nicht-technische-Benutzer in Minuten aufgreifen können. OpenProject hat eine steilere Lernkurve und ein traditioneller-UI, das seine Enterprise-Vererbung spiegelt. Für kleine kreative Teams, die ein leichtes Task-Board wollen, ist Asana appropriater. Aber für Organisationen, die echtes Projektmanagement benötigen — mit Gantt-Abhängigkeiten, Ressourcen-Planung und Datensouveränität — ist OpenProject das stärkere Tool.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine existierenden Asana-Projekte in OpenProject importieren?

Ja. OpenProject unterstützt CSV-Import für Tasks und Arbeits-Pakete. Du kannst deine Asana-Projekte zu CSV exportieren und in OpenProject importieren. Für größere Migrationen ermöglicht die OpenProject-API automatisierte Massen-Importe mit benutzerdefinierten Feld-Abbildungen.

Funktioniert OpenProject für Agile-Teams, oder ist es nur für Waterfall-Projektmanagement?

OpenProject unterstützt beide Methodiken. Es bietet Scrum-Boards mit Sprints und Backlogs, Kanban-Boards für lean Workflows und traditionelle Gantt-basierte Projektplanung. Viele Teams nutzen es in einem Hybrid-Setup, das Agile- und klassische Ansätze kombiniert.

Wie schwierig ist es, OpenProject Self-zu-hosten?

OpenProject bietet Docker und Package-basierte Installationsmethoden. Ein grundlegendes Self-Hosted-Setup kann innerhalb einer Stunde auf einem Linux-Server laufen. Die Community Edition enthält alle Kern-Features und hat keine Benutzer-Limits. Für Produktions-Umgebungen solltest du für regelmäßige Backups und Updates planen.

Ist OpenProject für kleine Teams geeignet, oder nur für große Unternehmen?

Während OpenProject auf Enterprise-Skalierungs-Projektmanagement ausgezeichnet ist, funktioniert die kostenlose Community Edition auch gut für kleine Teams. Es ist mehr Feature-reichlich als das, das kleine Teams normalerweise benötigen, aber der Cloud-Basic-Plan bei €5,95 pro Benutzer pro Monat ist wettbewerbsfähig mit einfacheren Tools.

Entspricht OpenProject DSGVO für EU-Organisationen?

Ja. OpenProject GmbH ist ein deutsches Unternehmen und unterliegt vollständig dem EU-Datenschutzrecht. Die Standard-Cloud (openproject.com) läuft auf AWS, mit Postmark (USA) für E-Mails: keine US-Muttergesellschaft, aber gehostet auf AWS → indirekte CLOUD-Act-Exposition über US-Unterauftragsverarbeiter. Eine optionale EU-Cloud (openproject.eu) nutzt ausschließlich EU-Unterauftragsverarbeiter, mit Infrastruktur von Scaleway in Frankreich. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist für alle Cloud-Kunden verfügbar, und Self-Hosting gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über den Datenstandort.