Le 15 migliori alternative UE a Google Workspace nel 2026
Perché sostituire Google Workspace?
Google Workspace è comodo. Ma è anche un ecosistema con sede negli Stati Uniti soggetto al CLOUD Act, il che significa che le autorità americane possono imporre l’accesso ai tuoi dati indipendentemente da dove ti trovi o da cosa dica il GDPR. Per le aziende europee non è più un rischio ipotetico: Schrems II lo ha reso un rischio normativo, e il Digital Markets Act lo ha reso evitabile sul piano competitivo.
La buona notizia: nel 2026 ogni componente di Google Workspace ha un sostituto europeo credibile. La notizia ancora migliore: la maggior parte costa meno di Google.
Questa guida abbina a ogni componente di Google Workspace la migliore alternativa UE, più una seconda scelta per esigenze diverse. Tutti i consigli sono valutati secondo le stesse cinque lenti che applichiamo in tutto BetterInEurope: privacy, conformità, sostenibilità, sostegno alle economie europee e resilienza geopolitica.
La mappa rapida: da Google Workspace allo stack europeo
| Strumento Google | Alternativa UE | Paese |
|---|---|---|
| Gmail | Proton Mail | Svizzera |
| Drive | kDrive (Infomaniak) | Svizzera |
| Documenti / Fogli / Presentazioni | OnlyOffice / CryptPad | Lettonia / Francia |
| Calendar | Proton Calendar | Svizzera |
| Meet | Jitsi Meet (self-hosted) | Open source, ospitabile in proprio nell’UE |
| Moduli | Tally / Framaforms | Belgio / Francia |
| Sites | Pages CMS / host compatibili con Plausible | Vari paesi UE |
| Foto | Ente Photos / Stingle | USA (Ente conserva i dati nell’UE) / USA |
| Keep | Standard Notes | Svizzera (Proton) |
| Voce / Telefono | Threema Work + Zoiper | Svizzera |
| Maps | HERE WeGo / Mapy.cz | Paesi Bassi / Rep. Ceca |
| Traduttore | DeepL | Germania |
| Analytics | Plausible / Matomo | Estonia / Francia |
| Ricerca | Qwant / Ecosia / Mojeek | Francia / Germania / Regno Unito |
| Amministrazione Workspace | Nextcloud Hub | Germania |
1. Email: Proton Mail (sostituisce Gmail)
Paese: Svizzera · GDPR: nativo · Open source: sì
Proton Mail è il punto di riferimento per l’email europea. La cifratura end-to-end è predefinita, non un componente aggiuntivo. I server si trovano in bunker svizzeri, soggetti alla legge svizzera sulla protezione dei dati (per certi aspetti più severa del GDPR). Il suo strumento Easy Switch importa Gmail, contatti e calendari con un clic, senza dover armeggiare con IMAP.
Per le aziende: Proton Mail Business offre domini personalizzati, amministrazione multiutente e SSO. I prezzi partono da meno di 7 € per utente al mese, un livello competitivo rispetto agli 11,50 € di Google Workspace Business Standard, e senza che le email del tuo team servano ad addestrare i modelli pubblicitari di Google.
Tempo di migrazione: 30 minuti. Abbiamo una guida passo passo.
Seconda scelta: Tuta (ex Tutanota, Germania), anch’esso completamente cifrato, sotto giurisdizione tedesca e leggermente più economico per i piccoli team.
2. Cloud storage: kDrive (sostituisce Google Drive)
Paese: Svizzera · GDPR: sì · Sostenibile: data center alimentati da energia idroelettrica
kDrive di Infomaniak è il cloud storage europeo che non scende a compromessi sulla facilità d’uso. Le app desktop e mobile si sincronizzano con la stessa fluidità di Dropbox. Il piano gratuito offre 15 GB; i piani a pagamento partono da 4,95 €/mese per 1 TB. Grazie a OnlyOffice integrato puoi modificare file Word, Excel e PowerPoint direttamente nel browser, senza passare da Google.
Perché kDrive: Infomaniak è un’azienda svizzera con sede a Ginevra, quotata alla SIX Swiss Exchange da ottobre 2026, in cui la Fondazione Infomaniak detiene la maggioranza dei diritti di voto tramite azioni non quotate, con impegni ambientali seri: il suo data center di Ginevra funziona interamente con energia rinnovabile e ricicla il calore nella rete di teleriscaldamento locale. Non è greenwashing: è misurabile.
Tempo di migrazione: 1-2 ore. Guida alla migrazione drag-and-drop.
Seconda scelta: Tresorit (Ungheria/Svizzera), per i settori fortemente regolamentati che necessitano di cifratura zero-knowledge con residenza dei dati nell’UE e in Svizzera.
3. Documenti e fogli di calcolo: OnlyOffice (sostituisce Google Documenti/Fogli/Presentazioni)
Paese: Lettonia · GDPR: sì · Open source: sì
OnlyOffice è quanto di più vicino l’Europa abbia a “Google Documenti, ma tuo”. Modifica collaborativa in tempo reale, piena compatibilità con i formati di Microsoft Office e la possibilità di ospitarlo in proprio all’interno di Nextcloud oppure di usare OnlyOffice DocSpace come servizio gestito. Documenti, fogli di calcolo, presentazioni e moduli PDF in un’unica suite.
Per i team attenti alla privacy: abbina OnlyOffice a CryptPad (Francia) per documenti con cifratura end-to-end, in cui nemmeno il server può leggere i tuoi contenuti.
Seconda scelta: Collabora Online (Regno Unito/Germania), basato su LibreOffice e anch’esso ospitabile in proprio.
4. Calendario: Proton Calendar (sostituisce Google Calendar)
Paese: Svizzera · GDPR: nativo · Open source: sì
Incluso gratuitamente in qualsiasi account Proton. Cifrato end-to-end (sì, persino i titoli delle riunioni). Si sincronizza tra dispositivi tramite CalDAV. Include inviti e condivisione con calendari esterni. L’ergonomia è discretamente eccellente: prenotazioni, eventi ricorrenti e gestione dei fusi orari funzionano esattamente come ti aspetti.
Seconda scelta: Mailfence Calendar (Belgio), un’ottima scelta se usi già Mailfence per l’email.
5. Videoconferenze: Jitsi Meet (sostituisce Google Meet)
Paese: open source (ospitabile in proprio nell’UE); l’istanza pubblica meet.jit.si è gestita da 8x8 (USA) · GDPR: sì · Open source: sì
Jitsi Meet è lo standard open source per le videoconferenze. I partecipanti non hanno bisogno di un account, la cifratura end-to-end è disponibile e puoi ospitarlo in proprio sulla tua infrastruttura nell’UE. Attenzione: l’istanza pubblica gratuita (meet.jit.si) è gestita da 8x8, un’azienda statunitense; per una vera sovranità dei dati, ospita Jitsi in proprio o affidati a un fornitore Jitsi con sede nell’UE.
Per le aziende: usa Jitsi all’interno di Nextcloud Hub per comunicazioni di team completamente integrate, con calendario, file e chat in un unico posto.
Seconda scelta: Whereby (Norvegia), interfaccia elegante, piano gratuito generoso, ospitato nell’UE.
6. Moduli: Tally (sostituisce Google Moduli)
Paese: Belgio · GDPR: sì · Piano gratuito: generoso
Tally è ciò che Google Moduli vorrebbe essere: bello già di default, moduli illimitati anche nel piano gratuito, logica condizionale, integrazione dei pagamenti tramite Stripe, ed è sviluppato da un piccolo team belga che risponde alle richieste di nuove funzioni nel giro di pochi giorni.
Seconda scelta: Framaforms (Francia), puramente no-profit, ospitato da Framasoft, ONG impegnata nella sovranità digitale.
7. Foto: Ente Photos (sostituisce Google Foto)
Società: Ente Technologies, Inc. (USA) · Dati: data center nell’UE · Open source: sì
Ente offre archiviazione di foto con cifratura end-to-end e un riconoscimento facciale che avviene sul tuo dispositivo: Ente stesso non vede mai le tue foto. Le funzioni di IA restano funzioni di IA senza trasformarsi in un incubo per la privacy. Il piano gratuito offre 10 GB; i piani a pagamento (ad esempio 200 GB a 4,99 $/mese) si possono condividere con un massimo di cinque familiari. Ente è una società registrata negli Stati Uniti, ma le tue foto cifrate sono archiviate in data center nell’UE (Amsterdam, Francoforte, Parigi).
Seconda scelta: Stingle (con sede negli USA, ma zero-knowledge), solo se ti serve un’esperienza iOS più rifinita.
8. Note: Standard Notes (sostituisce Google Keep)
Paese: Svizzera (parte di Proton dal 2024) · GDPR: sì · Open source: sì
Standard Notes offre note in testo semplice e formattato con cifratura end-to-end. La versione Premium aggiunge fogli di calcolo, editor di codice e archiviazione dei token 2FA. Il minimalismo è il punto: è un’app per le note, non una suite di produttività che cerca di fare tutto.
Seconda scelta: Joplin (open source), da ospitare in proprio con WebDAV per il controllo totale.
9. Traduzione: DeepL (sostituisce Google Traduttore)
Paese: Germania · GDPR: sì · Qualità ai vertici della categoria
DeepL è davvero migliore di Google Traduttore per le lingue europee, con un margine misurabile. È anche un’azienda tedesca che tratta i dati nel rispetto del GDPR. La versione Pro offre la gestione della terminologia per le aziende. La versione gratuita gestisce 5.000 caratteri per richiesta.
Non è un’alternativa “che basta”. Per le lingue europee, DeepL è semplicemente lo strumento migliore.
10. Analytics: Plausible (sostituisce Google Analytics)
Paese: Estonia · GDPR: sì (niente cookie, nessun banner di consenso necessario) · Open source: sì
Plausible è conforme al GDPR per architettura: non raccoglie dati personali, non imposta cookie e non richiede banner di consenso. Il suo script di tracciamento pesa meno di 1 KB contro gli oltre 45 KB di Google Analytics: il tuo sito si carica in modo misurabilmente più veloce dal momento in cui fai il passaggio.
La dashboard è volutamente semplice. I dati che usi davvero stanno in una sola schermata. Il tracciamento degli obiettivi gestisce le conversioni. Puoi ospitarlo in proprio se vuoi il pieno controllo.
Tempo di migrazione: 15 minuti. Guida passo passo.
Seconda scelta: Matomo (Francia), più potente per i team di marketing e anch’esso ospitabile in proprio.
11. Ricerca: Mojeek / Qwant / Ecosia
Paesi: Regno Unito / Francia / Germania · GDPR: sì · Nessun tracciamento
Per la ricerca privata:
- Mojeek (Regno Unito): uno dei pochissimi motori di ricerca con un proprio crawler e un proprio indice, invece di rivendere i risultati di Google o di Bing (l’altro esempio noto è lo statunitense Brave Search). Davvero indipendente, ed europeo, anche se il Regno Unito è fuori dall’UE.
- Qwant (Francia): francese, indicizza tramite una partnership con Bing ma con una privacy rigorosa.
- Ecosia (Germania): usa i ricavi della ricerca per piantare alberi. Oltre 250 milioni piantati al 2026.
Per la ricerca premium a pagamento: Kagi ha tecnicamente sede negli Stati Uniti, ma offre qualcosa che nessuna opzione europea eguaglia: zero pubblicità, filtri intelligenti e una qualità dei risultati eccezionale. Vale i 10 $/mese (piano Professional, ricerche illimitate) se la ricerca è fondamentale per il tuo lavoro.
12. Mappe: HERE WeGo / Mapy.cz (sostituisce Google Maps)
Paesi: Paesi Bassi / Repubblica Ceca · GDPR: sì
- HERE WeGo (Paesi Bassi): il migliore per la navigazione in auto, controllato in maggioranza dalle case automobilistiche tedesche Audi, BMW e Mercedes-Benz insieme a Bosch e Continental; le giapponesi Mitsubishi Corporation e NTT detengono insieme il 30%, mentre Intel Capital e Pioneer sono azionisti minori
- Mapy.cz (Repubblica Ceca): il migliore per escursionismo, ciclismo e mappe offline; le app per iOS e Android sono eccellenti
Seconda scelta: Komoot (Germania), pensato appositamente per le attività all’aperto.
13. Suite di produttività: Nextcloud Hub (il tutto-in-uno)
Paese: Germania · GDPR: sì · Open source: sì
Se vuoi sostituire Google Workspace con un’unica suite integrata, Nextcloud Hub è la risposta. Archiviazione file, calendario, contatti, videochiamate, chat, bacheche kanban, office online (tramite Collabora o OnlyOffice), email: tutto in un’unica piattaforma, ospitabile in proprio o gestita.
Le aziende europee con requisiti on-premise o di cloud sovrano finiscono qui. Il governo tedesco usa Nextcloud. Molte pubbliche amministrazioni dell’UE usano Nextcloud. È il Workspace europeo.
Per l’hosting gestito: Hetzner (Germania) e Infomaniak (Svizzera) offrono entrambi installazioni di Nextcloud con un clic.
14. Domini e hosting: Hetzner (sostituisce Google Cloud)
Paese: Germania · GDPR: sì · In genere molto più economico di AWS
Google Domains non esiste più: nel 2023 Google ha venduto la sua attività di registrazione dei domini a Squarespace, quindi questa sezione riguarda la sostituzione dell’hosting su Google Cloud.
Se abbandoni Google per la produttività, dovresti anche chiederti dove girano i siti web e le app della tua azienda. Hetzner è l’alternativa tedesca che gioca parecchie categorie sopra il suo prezzo. Server cloud paragonabili ad AWS EC2 costano una frazione del prezzo, con residenza dei dati nell’UE garantita e data center alimentati da energie rinnovabili.
Tempo di migrazione: 1-2 settimane per un’infrastruttura importante. Guida da AWS a Hetzner.
15. La voce aziendale: Threema Work + Zoiper (sostituisce Google Voice)
Paesi: Svizzera / Bulgaria · GDPR: sì
In ogni caso Google Voice ha una disponibilità limitata in Europa. Per la voce e la messaggistica aziendali:
- Threema Work (Svizzera) per la messaggistica di team: zero metadati, nessun numero di telefono richiesto
- Zoiper (Bulgaria) come softphone SIP per le chiamate VoIP con qualsiasi provider SIP europeo
Per un centralino completo, Wildix (Italia) è una solida piattaforma di comunicazioni unificate interamente europea.
Come fare davvero il passaggio: un piano realistico
Non cercare di cambiare tutto in una settimana. Ecco l’ordine che ha funzionato per noi e per le aziende con cui abbiamo parlato:
Mese 1: email (Proton) e analytics (Plausible). Sono i guadagni di privacy a più alto impatto e con il minimo disagio. Mantieni l’inoltro da Gmail per 3-6 mesi.
Mese 2: cloud storage (kDrive) e documenti (OnlyOffice). Qui si concentra gran parte delle frizioni quotidiane del tuo team. Migra un team alla volta.
Mese 3: calendario, videochiamate, moduli. Di solito richiedono un intervento più leggero.
Mese 4: foto, note e la “coda lunga” dei piccoli servizi.
Mese 6: fai il punto. A questo punto avrai dati su cosa si è effettivamente rotto e cosa è stato facile. Decidi se dismettere completamente Google o mantenere strumenti specifici (ad esempio Google Maps nei luoghi in cui i suoi dati sono davvero migliori).
Il vero calcolo dei costi
Si pensa che le alternative europee siano più costose. Di solito non lo sono. Una licenza Google Workspace Business Standard costa 11,50 €/mese. Lo stack UE equivalente, cioè Proton Mail Business + kDrive Pro + OnlyOffice Workspace, costa all’incirca 8-9 € per utente al mese, con una cifratura migliore, nessun profilo pubblicitario e la residenza dei dati nell’UE.
Dove pagherai di più è nello sforzo di migrazione. Metti in conto 20-40 ore di lavoro amministrativo per un team di 10-50 persone. È un costo una tantum. I risparmi ricorrenti e la tranquillità normativa, invece, si accumulano nel tempo.
Cosa manca?
Questo elenco non è esaustivo. Abbiamo volutamente tralasciato alcuni strumenti perché le opzioni europee non sono ancora competitive: le alternative a YouTube (PeerTube esiste, ma l’effetto rete è spietato), l’amministrazione enterprise di livello Workspace (la console di amministrazione di Google è davvero ai vertici della categoria) e gli assistenti IA (Mistral e Aleph Alpha sono credibili, ma non ancora sostituti diretti di Gemini).
Tratteremo ciascuno di questi temi in guide dedicate. Se c’è un servizio Google che abbiamo dimenticato, faccelo sapere: lo aggiungeremo.
Inizia con un solo passaggio
Scegli lo strumento più semplice di questo elenco e cambialo questa settimana. L’email è di solito la prima mossa giusta: alto impatto, minimo disagio e 30 minuti di configurazione. Se preferisci iniziare da qualcos’altro, il nostro assistente decisionale ti darà un punto di partenza personalizzato in meno di due minuti.
La sovranità digitale non è un progetto da un giorno. È una serie di piccoli passaggi che, sommati, creano un rapporto profondamente diverso, e decisamente migliore, con gli strumenti che usi ogni giorno.
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