OnlyOffice vs Microsoft 365

Warum von Microsoft 365 zu OnlyOffice wechseln?

Microsoft 365 dominiert den Office-Produktivitäts-Markt, aber diese Dominanz kommt mit erheblichen Bedenken. Microsoft verarbeitet große Mengen an Benutzerdaten auf US-Servern, und Untersuchungen durch europäische Datenschutz-Behörden — bemerkenswert die niederländischen DPIA-Ergebnisse — haben umfangreiche Telemetrie-Sammlung enthüllt. Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat Microsoft 365 für EU-Institutionen wegen ungelöster Datentransfer-Bedenken gekennzeichnet.

OnlyOffice, vertrieben von der in Lettland eingetragenen Ascensio System SIA (heute unter einer Holding in Singapur, mit historischen Wurzeln in Russland – siehe Unternehmenshintergrund), ist eine vollständig funktionale Office-Suite, die Microsoft-Formate (DOCX, XLSX, PPTX) öffnet, bearbeitet und speichert mit hoher Treue. Es ist Open Source und selbst hostbar. Im Gegensatz zu LibreOffice wurde OnlyOffice von Grund auf für Echtzeit-Kollaboratives Editing konzipiert, was es zu einem echten Ersatz für Microsoft 365s Online-Collaboration-Features macht.

Für Organisationen, die Microsoft-kompatible Dokumente ohne Microsofts Datenpraktiken benötigen, bietet OnlyOffice den reibungslosesten Transitions-Weg.

Feature-Vergleich

Feature	OnlyOffice	Microsoft 365
MS-Format-Kompatibilität	✅ Ausgezeichnet (OOXML nativ)	✅ Nativ
Echtzeit-Kollaboration	✅ Ja	✅ Ja
Self-Hostbar	✅ Vollständige Kontrolle	❌ Nur Cloud
Open Source	✅ AGPL v3	❌ Proprietär
Desktop-Apps	✅ Windows, Mac, Linux	✅ Windows, Mac
Mobile-Apps	✅ iOS, Android	✅ iOS, Android
Dokument-Editor	✅ Vollständig funktional	✅ Vollständig funktional
Spreadsheet	✅ Mit Pivot-Tabellen, Charts	✅ Erweitert (VBA-Macros)
Präsentations-Editor	✅ Vollständig funktional	✅ Erweiterte Animationen
CRM / Projekt-Tools	✅ Integriert (Workspace)	⚠️ Separate Produkte
Datenspeicherung	Deine Wahl (Self-Host) 🇪🇺	Vereinigte Staaten 🇺🇸 (Standard)

Preisgestaltung

OnlyOffice ist deutlich erschwinglicher als Microsoft 365 (Listenpreise, Stand Oktober 2026):

• OnlyOffice Desktop-Editoren: Kostenlos — vollständige Offline-Editoren für Dokumente, Spreadsheets und Präsentationen
• OnlyOffice DocSpace Startup: Kostenlos — bis zu 3 Admins, unbegrenzt Nutzer und Gäste, 12 Räume, 2 GB Speicher
• OnlyOffice DocSpace Business: 20 $/Admin/Monat — Nutzer und Gäste kostenlos, 250 GB Speicher pro Admin
• OnlyOffice Workspace: Ab €4/Benutzer/Monat — vollständige Collaboration-Suite mit CRM, Mail, Projekte
• Microsoft 365 Business Basic: 7 $/Benutzer/Monat (seit 1. Juli 2026, zuvor 6 $) — Web-Apps nur, 1 TB OneDrive
• Microsoft 365 Business Standard: 14 $/Benutzer/Monat (seit 1. Juli 2026, zuvor 12,50 $) — Desktop-Apps + Web-Apps
• Microsoft 365 Business Premium: 22 $/Benutzer/Monat (unverändert) — erweiterte Sicherheits-Features

OnlyOffices kostenlose Desktop-Editoren allein decken die meisten individuellen Bedürfnisse. Für Teams, die Self-Hosted-Option eliminiert Pro-Benutzer Cloud-Gebühren vollständig — du zahlst nur für deine eigene Server-Infrastruktur.

Datenschutz & Datensouveränität

OnlyOffice bietet echte Datensouveränitäts-Optionen, die Microsoft 365 nicht erreichen kann:

• Open-Source-Code (AGPL v3) bedeutet, dass die gesamte Anwendung für Sicherheit und Datenschutz überprüft werden kann
• Self-Hosting hält alle Dokumente auf deiner eigenen Infrastruktur — keine Daten verlassen je deine Server
• Die Cloud-Version (DocSpace / Docs SaaS) läuft auf Amazon Web Services: keine US-Muttergesellschaft; gehostet auf AWS → indirekte CLOUD-Act-Exposition über einen US-Unterauftragsverarbeiter. Für volle Kontrolle selbst hosten
• Keine Telemetrie oder Diagnose-Daten werden ohne ausdrückliche Zustimmung gesammelt
• Ascensio System SIA ist ein lettisches Unternehmen und unterliegt dem EU-Datenschutzrecht – war aber früher Tochter eines russischen Unternehmens und gehört heute zu einer Holding in Singapur (siehe FAQ)
• Integration mit Nextcloud, ownCloud und anderen europäischen Plattformen für einen vollständig souveränen Stack
• Keine versteckten Datenflüsse zu Werbe- oder AI-Trainings-Systemen

Microsofts umfangreiche Telemetrie-Sammlung, dokumentiert von mehreren europäischen DPAs, bedeutet, dass selbst das Öffnen eines Dokuments Metadaten zu Microsoft sendet. OnlyOffice, besonders Self-Hosted, sendet nichts.

Migrationsleitfaden

Schwierigkeit: Moderat | Geschätzte Zeit: 1 Tag für Einzelpersonen, 1-4 Wochen für Organisationen

1. Evaluiere deine aktuelle Microsoft 365-Nutzung. Auditiere, welche Microsoft-Features dein Team tatsächlich nutzt. Wenn deine Workflows stark auf VBA-Macros, Power BI oder Microsoft Teams-Integration verlassen, plane für Alternativen oder Workarounds. Für Standard-Dokument-Editing, Spreadsheets und Präsentationen ist OnlyOffice ein direkter Ersatz.
2. Installiere OnlyOffice Desktop-Editoren. Lade die kostenlosen Desktop-Editoren für Windows, macOS oder Linux herunter. Öffne deine existierenden .docx, .xlsx und .pptx-Dateien, um Kompatibilität zu überprüfen. Teste deine komplexesten Dokumente, um Formatierungsprobleme vor dem Commit zu identifizieren.
3. Richte deine Collaboration-Plattform ein. Für Teams, deploye OnlyOffice DocSpace (Cloud) oder Self-Host OnlyOffice Workspace auf deinem eigenen Server. Wenn du bereits Nextcloud nutzt, installiere die OnlyOffice-Connector-App für nahtlose Integration.
4. Migriere deine Dateien. Kopiere deine Dokumente von OneDrive oder SharePoint in deine neue Plattform. Da OnlyOffice das gleiche OOXML-Format nativ nutzt, ist keine Datei-Konvertierung notwendig — deine Dateien funktionieren so wie sie sind.
5. Trainiere dein Team. OnlyOffices Interface ähnelt eng Microsoft Office, also ist die Lernkurve minimal. Konzentriere dich auf Training auf Unterschieden wie die Collaboration-Features, Spaces in DocSpace und alle workflows-spezifischen Änderungen für deine Organisation.
6. Kündige Microsoft 365-Abos. Sobald dein Team komfortabel ist und alle Workflows migriert sind, kündige deine Microsoft 365-Abos. Behalte eine Aufzeichnung deiner Lizenz-Zahl und Verlängerungs-Daten zur Referenz.

Beispielszenarien

Illustrative Szenarien, wie Teams diese Tools typischerweise einsetzen – keine dokumentierten Kundenfallstudien.

• Eine belgische Gemeinderegierung ersetzte Microsoft 365 mit OnlyOffice Self-Hosted auf Nextcloud, um sicherzustellen, dass alle Bürger-bezogenen Dokumente in ihrer eigenen Infrastruktur bleiben. Die OOXML-Kompatibilität ermöglichte einen nahtlosen Übergang ohne Personal-Training für neue Dateiformate, und das Self-Hosted-Setup eliminierte Pro-Benutzer-Lizenz-Kosten vollständig.
• Ein deutsches Startup mit 30 Mitarbeitern nutzt OnlyOffice DocSpace für kooperatives Dokument-Editing, Projekt-Proposals und Client-Deliverables. Durch das Vermeiden von Microsoft 365 sparen sie mehrere tausend Euro pro Jahr an Lizenzgebühren, während vollständige Kompatibilität beim Teilen von Dokumenten mit Kunden, die Microsoft Office nutzen, erhalten bleibt.
• Eine polnische Universitäts-Abteilung adoptiertierte OnlyOffice als Standard-Office-Suite für Studenten und Fakultät, nutzing die kostenlosen Desktop-Editoren für individuelle Arbeit und OnlyOffice Workspace für kooperative Forschungs-Papiere. Studenten graduieren mit Erfahrung in Open-Source-Tools statt Vendor-Lock-In zu proprietärer Software.

Unternehmenshintergrund

OnlyOffice wird entwickelt durch Ascensio System SIA, ein Unternehmen gegründet 2009 und ansässig in Riga, Lettland. Das Unternehmen begann mit Collaboration- und Projekt-Management-Tools für Unternehmen, und im Laufe der Zeit erweiterte seinen Fokus auf Dokument-Editing, erkennend das massive Markt-Bedarf für eine Open-Source-Alternative zu Microsoft Office, die sein Format-Kompatibilität erreichen könnte.

Ascensio System SIA unterhält Entwicklungs- und Betriebsbüros in mehreren Ländern. Das Unternehmen hat sich bewusst darauf konzentriert, das beste mögliche Microsoft-Format-Kompatibilität in einer Open-Source-Office-Suite zu bauen — eine technische Herausforderung, mit der die meisten Konkurrenten kämpften. Durch die Wahl von OOXML (die gleiche Format-Familie wie .docx, .xlsx, .pptx) als OnlyOffices natives Format statt des ODF-Format von LibreOffice, erreichte Ascensio überlegene Treue beim Öffnen und Speichern von Microsoft-Dokumenten. Diese Engineering-Entscheidung war zentral zu OnlyOffices Appeal für Organisationen, die von Microsoft 365 migrieren.

OnlyOffice wuchs, um Millionen Benutzer weltweit zu dienen, mit besonders starkem Adsorption in Bildungs-, Regierungs- und Enterprise-Sektoren. Die Software wird unter der AGPL v3 Open-Source-Lizenz veröffentlicht, und die Community Edition ist kostenlos für Self-Hosting verfügbar. Ascensios Lettisches Hauptquartier bedeutet, dass das Unternehmen in der EU arbeitet, unterworfen DSGVO und europäischem Datenschutz-Recht — eine wichtige Unterscheidung von US-basierten Produktivitäts-Suites, die Dokumente auf amerikanischen Servern verarbeiten.

Eigentümerschaft und Verbindungen nach Russland. Die Ascensio System SIA war eine Tochter des in Russland ansässigen Unternehmens New Communication Technologies, und in Russland wurde ein ähnlicher Fork als R7-Office verkauft. Ascensio gibt an, das Russlandgeschäft 2019 in eine separate juristische Person übertragen zu haben und seit 2023 keine gemeinsame Codebasis, kein gemeinsames Eigentum und keine Zusammenarbeit mehr mit R7-Office zu unterhalten; 2023 wurde das Unternehmen zudem unter einer Holding in Singapur neu organisiert, mit Entwicklungs- und Betriebsbüros in mehreren Ländern. Im März 2026 deaktivierte die deutsche Hochschul-Cloud Sciebo OnlyOffice unter Verweis auf die unklaren Verbindungen der Ascensio System SIA nach Russland. Organisationen mit strengen Lieferketten- oder Sanktionsanforderungen sollten diese Vorgeschichte einbeziehen.

Sicherheit & Compliance

OnlyOffice bietet Sicherheits-Features, die für Enterprise- und Regierungs-Deployment appropriate sind:

• Open-Source-Code (AGPL v3) — die gesamte Editor-Codebasis wird auf GitHub veröffentlicht, ermöglicht Organisationen, Security-Researchern und Regierungsbehörden, ihre eigenen Sicherheits-Audits durchzuführen
• Self-Hosting-Fähigkeit — Organisationen können OnlyOffice vollständig auf ihrer eigenen Infrastruktur deployen, garantierend, dass Dokumente nie ihre kontrollierte Umgebung verlassen
• End-to-End-Verschlüsselung für Zimmer in OnlyOffice DocSpace, bietet eine zusätzliche Schutz-Schicht für sensitive Dokumente
• JWT (JSON Web Token)-Authentification zum Sichern von Kommunikation zwischen dem Dokument-Server und der Integration-Plattform (Nextcloud, ownCloud, etc.)
• DSGVO-konform als EU-basiertes Unternehmen, mit Datenverarbeitungsvereinbarungen für Cloud-Kunden verfügbar und integrierten Tools für Anfragen von Daten-Subjekten
• Two-Factor-Authentification (2FA) mit TOTP-Unterstützung zum Sichern von DocSpace- und Workspace-Konten
• Granulare Zugriffs-Berechtigungen mit rollenbasierter Zugriffskontrolle auf Zimmer-, Ordner- und Dokument-Ebene — unterstützend Editor-, Reviewer-, Commenter- und Viewer-Rollen

Integrations-Ökosystem

OnlyOffice hebt sich mit außergewöhnlichen Integration-Fähigkeiten mit anderen Plattformen ab:

• Offizielle Nextcloud-Integration — der populärste Dokument-Editing-Connector für Nextcloud, ermöglicht Echtzeit-Kooperatives Editing von Office-Dokumenten direkt innerhalb der Nextcloud-Schnittstelle
• ownCloud-, Seafile- und Moodle-Integrationen — offizielle Connectoren für diese Plattformen, erweitern OnlyOffices Kooperatives Editing zu verschiedenen europäischen Cloud- und Learning-Management-Systemen
• WOPI-Protocol-Unterstützung für Integration mit Plattformen, die die Web Application Open Platform Interface implementieren, ermöglichen breite Kompatibilität
• Umfassende REST-API für DocSpace und Workspace, ermöglichend benutzerdefinierte Integrationen, Automation-Workflows und Drittanbieter-Applikations-Entwicklung
• Desktop-Editoren für Windows, macOS und Linux, die offline funktionieren und mit Cloud-Plattformen synchronisieren — auch verfügbar als Snap, Flatpak und AppImage auf Linux
• Mobile-Apps für iOS und Android zum Viewing und Editing von Dokumenten unterwegs, mit Offline-Unterstützung
• Macro- und Plugin-Unterstützung mit JavaScript, ermöglichend Benutzern, Editor-Funktionalität mit benutzerdefinierten Scripts und Community-entwickelten Plugins zu erweitern
• Dokument-Conversion-API für Server-seitige Batch-Konvertierung zwischen Formaten (DOCX, ODT, PDF, EPUB, HTML, TXT und mehr) — nützlich für automatisierte Dokument-Processing-Pipelines

Wer sollte wechseln?

OnlyOffice ist ideal für:

• EU-Organisationen, die DSGVO-konforme Dokument-Kollaboration mit Datensouveränitäts-Garantien benötigen
• Regierungsbehörden und öffentliche Sektor-Bodies, die Dokument-Daten nicht zu US-Servern senden können
• Unternehmen, die Pro-Benutzer-Lizenz-Kosten reduzieren möchten, ohne Microsoft-Format-Kompatibilität zu opfern
• Nextcloud-Benutzer, die eine eng integrierte, Self-Hosted-Office-Suite wollen
• Open-Source-Befürworter, die eine transparente, überprüfbare Produktivitäts-Plattform wollen

Die Quintessenz

OnlyOffice ist das nächste Äquivalent zu einer Drop-In-Ersatz für Microsoft 365 in der europäischen Open-Source-Welt. Seine native OOXML-Unterstützung bedeutet, dass Dokumente Recht aussehen, wenn sie in Microsoft Office geöffnet sind und umgekehrt. Die Self-Hosting-Option bietet echte Datensouveränität, die Microsoft 365 grundsätzlich nicht erreichen kann – die Unternehmensgeschichte des Anbieters (siehe Unternehmenshintergrund) sollte dennoch in die Bewertung einfließen.

Die Lücke ist im Ökosystem: Microsofts Macro-Unterstützung, erweiterte Excel-Features und die Teams-Integration machen es tief verwurzelt in vielen Organisationen. Wenn deine Workflows auf VBA-Macros oder tiefe Microsoft-Integrationen verlassen, wird der Wechsel Anstrengung benötigen. Aber für Dokument-Erstellung, Kollaboration und Standard-Business-Nutzung liefert OnlyOffice alles, das die meisten Organisationen brauchen — zu einem Bruchteil der Kosten und mit vollständiger Kontrolle über deine Daten.

Häufig gestellte Fragen

Kann OnlyOffice Microsoft Office-Dateien öffnen und speichern ohne Formatierungsprobleme?

OnlyOffice nutzt OOXML (die gleiche Format-Familie wie .docx, .xlsx, .pptx) als sein natives Format, was ihm die beste Microsoft-Kompatibilität unter Open-Source-Office-Suites gibt. Die meisten Dokumente werden identisch aussehen. Sehr komplexe Spreadsheets mit VBA-Macros oder erweiterte PowerPoint-Animationen könnten Anpassungen benötigen.

Kann ich OnlyOffice auf meinem eigenen Server selbst hosten?

Ja. OnlyOffice bietet eine Community Edition, die kostenlos auf deiner eigenen Infrastruktur self-hosted werden kann. Die Enterprise Edition fügt erweiterte Features wie LDAP, SSO und Audit-Trails hinzu. Self-Hosting gibt dir vollständige Kontrolle über deine Daten — sie verlassen nie deine Server.

Wie vergleicht sich OnlyOffice mit LibreOffice?

Während beide Open-Source sind, ist OnlyOffice für Echtzeit-kollaboratives Editing im Browser (ähnlich Google Docs) gebaut, während LibreOffice primär eine Desktop-Anwendung ist. OnlyOffice hat auch bessere Microsoft-Format-Kompatibilität, da es OOXML nativ nutzt, während LibreOffice ODF als sein Standard-Format nutzt.

Integriert sich OnlyOffice mit Nextcloud?

Ja. OnlyOffice hat eine offizielle Nextcloud-Integration, die es dir ermöglicht, Dokumente direkt in Nextcloud zu erstellen, zu bearbeiten und zu kollaborieren. Diese Kombination bietet eine vollständig Self-Hosted, DSGVO-konforme Alternative zu Microsoft 365 und Google Workspace.

Ist OnlyOffice für ein großes Unternehmen mit hunderten Benutzern geeignet?

Ja. OnlyOffice Enterprise Edition unterstützt großflächige Deployments mit Features wie Active Directory/LDAP-Integration, Single Sign-On (SSO), Multi-Tenancy und dediziertem Support. Organisationen mit hunderten oder tausenden Benutzern können es On-Premises oder in einer privaten Cloud deployen.

Hat OnlyOffice Verbindungen nach Russland?

OnlyOffice wird von der in Riga (Lettland) eingetragenen Ascensio System SIA vertrieben, doch die Unternehmensgeschichte ist nicht rein europäisch. Ascensio war eine Tochter des in Russland ansässigen Unternehmens New Communication Technologies, und in Russland wurde ein ähnlicher Fork unter dem Namen R7-Office verkauft. Laut Ascensio wurde das Russlandgeschäft 2019 in eine separate juristische Person ausgegliedert, und seit 2023 gibt es keine gemeinsame Codebasis, kein gemeinsames Eigentum und keine Zusammenarbeit mehr mit R7-Office; 2023 gründete das Unternehmen zudem eine Holding in Singapur. Manche europäische Einrichtungen bleiben vorsichtig: Im März 2026 deaktivierte die deutsche Hochschul-Cloud Sciebo OnlyOffice wegen der unklaren Verbindungen der Ascensio System SIA nach Russland und ersetzte es durch Collabora. Wenn die Herkunft des Anbieters für Sie wichtig ist, sollten Sie das berücksichtigen – Self-Hosting des Open-Source-Codes begrenzt das Datenrisiko, nicht aber die Anbieterabhängigkeit.