OnlyOffice vs Microsoft 365

Waarom Overstappen van Microsoft 365 naar OnlyOffice?

Microsoft 365 is het dominante kantoorpakket voor bedrijven wereldwijd, maar het is een Amerikaans product dat je data opslaat op Amerikaanse servers. Microsoft heeft toegang tot je documenten en kan verplicht worden deze te delen met Amerikaanse autoriteiten onder de CLOUD Act. Bovendien betaal je fors per gebruiker per maand — voor altijd.

OnlyOffice is een open-source kantoorpakket van het in Letland ingeschreven Ascensio System SIA (inmiddels onder een holding in Singapore, met historische wortels in Rusland — zie Bedrijfsachtergrond). Met uitstekende compatibiliteit met Microsoft-formaten (docx, xlsx, pptx) kun je naadloos overstappen zonder je bestaande bestanden te verliezen. En als je wilt, kun je het volledig zelf hosten.

Functievergelijking

Functie	OnlyOffice	Microsoft 365
Tekstverwerker	✅ Document Editor	✅ Word
Spreadsheet	✅ Spreadsheet Editor	✅ Excel
Presentaties	✅ Presentation Editor	✅ PowerPoint
Open source	✅ Volledig	❌ Nee
MS-formaat compatibiliteit	✅ Uitstekend (OOXML)	✅ Natief
Zelf te hosten	✅ Ja	❌ Nee
Realtime samenwerking	✅ Ja	✅ Ja
E-mail	⚠️ Basis (in Workspace)	✅ Outlook
Videoconferenties	❌ Via integraties	✅ Teams
Datalocatie	✅ Jouw keuze (zelf hosten)	🇺🇸 VS (of EU-optie)

Prijzen

OnlyOffice biedt een aanzienlijk voordeliger model (catalogusprijzen, stand oktober 2026):

• OnlyOffice Desktop Editors: Gratis — volledig offline kantoorpakket
• OnlyOffice DocSpace Startup (gratis): Cloud-samenwerking, tot 3 beheerders, onbeperkt gebruikers en gasten, 12 ruimtes, 2 GB opslag
• OnlyOffice DocSpace Business: $20/beheerder/maand — gebruikers en gasten gratis, 250 GB opslag per beheerder
• OnlyOffice Workspace: Vanaf €4/gebruiker/maand — volledig platform
• OnlyOffice Enterprise: Op maat — voor grote organisaties (zelf-gehost)
• Microsoft 365 Business Basic: $7/gebruiker/maand (sinds 1 juli 2026, voorheen $6)
• Microsoft 365 Business Standard: $14/gebruiker/maand (sinds 1 juli 2026, voorheen $12,50)
• Microsoft 365 Business Premium: $22/gebruiker/maand (ongewijzigd)

Met OnlyOffice betaal je structureel minder, en de desktop-editors zijn volledig gratis. Voor organisaties die zelf hosten, kan de besparing enorm zijn.

Privacy & Datasoevereiniteit

OnlyOffice biedt sterke privacygaranties als open-source project:

• Open source: Alle code is publiek inzichtelijk — geen verborgen data-tracking
• Zelf hosten: Draai OnlyOffice op je eigen server en houd alle documenten binnen je infrastructuur
• Lets bedrijf: Valt onder Europese privacywetgeving (AVG) — maar was vroeger een dochter van een Russisch bedrijf en valt nu onder een holding in Singapore (zie FAQ)
• Cloudversie op AWS: DocSpace / Docs SaaS draait op Amazon Web Services: geen Amerikaans moederbedrijf; gehost op AWS → indirecte CLOUD Act-blootstelling via een Amerikaanse subverwerker. Host zelf voor volledige controle
• Geen telemetrie: In tegenstelling tot Microsoft verzamelt OnlyOffice geen gebruiksgegevens
• Integratie met Europese clouds: Werkt naadloos met Nextcloud, ownCloud en andere Europese platforms
• Encryptie: End-to-end encryptie beschikbaar voor privéruimtes

Migratiehandleiding

Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld | Geschatte tijd: 1 dag voor individuen, 1-4 weken voor organisaties

1. Evalueer je huidige Microsoft 365-gebruik. Breng in kaart welke Microsoft-functies je team daadwerkelijk gebruikt. Als je werkprocessen sterk afhankelijk zijn van VBA-macro’s, Power BI of Microsoft Teams-integratie, plan dan alternatieven of workarounds. Voor standaard documentbewerking, spreadsheets en presentaties is OnlyOffice een directe vervanging.
2. Installeer OnlyOffice Desktop Editors. Download de gratis desktop-editors voor Windows, macOS of Linux. Open je bestaande .docx-, .xlsx- en .pptx-bestanden om de compatibiliteit te controleren. Test je meest complexe documenten om eventuele opmaakproblemen te identificeren voordat je overstapt.
3. Stel je samenwerkingsplatform in. Voor teams kun je OnlyOffice DocSpace (cloud) uitrollen of OnlyOffice Workspace zelf hosten op je eigen server. Als je al Nextcloud gebruikt, installeer dan de OnlyOffice-connector-app voor naadloze integratie.
4. Migreer je bestanden. Kopieer je documenten van OneDrive of SharePoint naar je nieuwe platform. Aangezien OnlyOffice hetzelfde OOXML-formaat natief gebruikt, is er geen bestandsconversie nodig — je bestanden werken direct.
5. Train je team. De interface van OnlyOffice lijkt sterk op Microsoft Office, dus de leercurve is minimaal. Richt de training op verschillen zoals de samenwerkingsfuncties, Spaces in DocSpace en eventuele workflowwijzigingen specifiek voor je organisatie.
6. Zeg Microsoft 365-abonnementen op. Zodra je team vertrouwd is en alle werkprocessen zijn gemigreerd, zeg je je Microsoft 365-abonnementen op. Bewaar een overzicht van je licentieaantallen en verlengingsdata als referentie.

Voorbeeldscenario’s

Illustratieve scenario’s van hoe organisaties deze tools doorgaans inzetten — geen gedocumenteerde klantcases.

• Een Belgische gemeente verving Microsoft 365 door zelf-gehost OnlyOffice op Nextcloud om te garanderen dat alle burgergerelateerde documenten binnen de eigen infrastructuur blijven. De OOXML-compatibiliteit maakte een naadloze overgang mogelijk zonder dat personeel nieuwe bestandsformaten hoefde te leren, en de zelf-gehoste opzet elimineerde per-gebruiker licentiekosten volledig.
• Een Duitse startup met 30 medewerkers gebruikt OnlyOffice DocSpace voor gezamenlijke documentbewerking, projectvoorstellen en klantleveringen. Door Microsoft 365 te vermijden besparen ze enkele duizenden euro per jaar aan licentiekosten terwijl ze volledige compatibiliteit behouden bij het delen van documenten met klanten die Microsoft Office gebruiken.
• Een Poolse universiteitsafdeling heeft OnlyOffice geadopteerd als standaard kantoorpakket voor studenten en docenten, met de gratis desktop-editors voor individueel werk en OnlyOffice Workspace voor gezamenlijke onderzoeksartikelen. Studenten studeren af met ervaring in open-source tools in plaats van vendor lock-in aan propriëtaire software.

Bedrijfsachtergrond

OnlyOffice wordt ontwikkeld door Ascensio System SIA, een bedrijf dat in 2009 is opgericht en gevestigd is in Riga, Letland. Het bedrijf begon met het bouwen van samenwerkings- en projectmanagementtools voor bedrijven en breidde in de loop der tijd zijn focus uit naar documentbewerking, toen het de enorme marktvraag erkende naar een open-source alternatief voor Microsoft Office dat de formaatcompatibiliteit kon evenaren.

Ascensio System SIA heeft ontwikkel- en operationele kantoren in meerdere landen. Het bedrijf heeft zich bewust gericht op het bouwen van de best mogelijke Microsoft-formaatcompatibiliteit in een open-source kantoorpakket — een technische uitdaging waar de meeste concurrenten mee worstelen. Door OOXML (dezelfde formaatfamilie als .docx, .xlsx, .pptx) te kiezen als natief formaat van OnlyOffice in plaats van het ODF-formaat dat LibreOffice gebruikt, bereikte Ascensio superieure betrouwbaarheid bij het openen en opslaan van Microsoft-documenten. Deze engineeringbeslissing is centraal geweest in de aantrekkingskracht van OnlyOffice voor organisaties die migreren van Microsoft 365.

OnlyOffice is uitgegroeid tot een platform dat miljoenen gebruikers wereldwijd bedient, met bijzonder sterke adoptie in onderwijs, overheid en het bedrijfsleven. De software wordt gepubliceerd onder de AGPL v3 open-source licentie, en de community-editie is vrij beschikbaar voor zelf-hosting. Ascensio’s Letse hoofdkantoor betekent dat het bedrijf opereert binnen de EU, onderworpen aan de AVG en Europese wetgeving voor gegevensbescherming — een belangrijk onderscheid met in de VS gevestigde productiviteitssuites die documenten verwerken op Amerikaanse servers.

Eigendom en banden met Rusland. Ascensio System SIA was een dochteronderneming van het in Rusland gevestigde New Communication Technologies, en in Rusland werd een vergelijkbare fork verkocht als R7-Office. Ascensio stelt dat de Russische activiteiten in 2019 zijn overgedragen aan een aparte juridische entiteit en dat er sinds 2023 geen gedeelde codebase, eigendom of samenwerking meer is met R7-Office; in 2023 reorganiseerde het bedrijf zich ook onder een holding in Singapore, met ontwikkel- en operationele kantoren in meerdere landen. In maart 2026 schakelde de Duitse universiteitscloud Sciebo OnlyOffice uit vanwege de onduidelijke banden van Ascensio System SIA met Rusland. Organisaties met strikte eisen rond toeleveringsketen of sancties doen er goed aan deze geschiedenis mee te wegen.

Beveiliging & Compliance

OnlyOffice biedt beveiligingsfuncties geschikt voor implementatie bij bedrijven en overheden:

• Open-source code (AGPL v3) — de volledige editorcodebase is gepubliceerd op GitHub, waardoor organisaties, beveiligingsonderzoekers en overheidsinstanties hun eigen beveiligingsaudits kunnen uitvoeren
• Zelf-hostingmogelijkheid — organisaties kunnen OnlyOffice volledig op hun eigen infrastructuur implementeren, waardoor documenten nooit hun gecontroleerde omgeving verlaten
• End-to-end encryptie voor ruimtes in OnlyOffice DocSpace, wat een extra beschermingslaag biedt voor gevoelige documenten
• JWT-authenticatie (JSON Web Token) voor het beveiligen van communicatie tussen de documentserver en het integratieplatform (Nextcloud, ownCloud, etc.)
• AVG-conform als EU-gebaseerd bedrijf, met verwerkersovereenkomsten beschikbaar voor cloudklanten en ingebouwde tools voor verzoeken tot inzage van betrokkenen
• Tweefactorauthenticatie (2FA) met TOTP-ondersteuning voor het beveiligen van DocSpace- en Workspace-accounts
• Gedetailleerde toegangsmachtigingen met rolgebaseerde toegangscontrole op ruimte-, map- en documentniveau — met ondersteuning voor redacteur-, reviewer-, commentator- en kijkerrollen

Integratie-ecosysteem

OnlyOffice onderscheidt zich door zijn uitzonderlijke integratiemogelijkheden met andere platforms:

• Officiële Nextcloud-integratie — de populairste documentbewerkingsconnector voor Nextcloud, die realtime gezamenlijk bewerken van kantoordocumenten mogelijk maakt direct binnen de Nextcloud-interface
• ownCloud-, Seafile- en Moodle-integraties — officiële connectors voor deze platforms, waarmee OnlyOffice’s gezamenlijke bewerking wordt uitgebreid naar diverse Europese cloud- en leermanagementsystemen
• WOPI-protocolondersteuning voor integratie met platforms die het Web Application Open Platform Interface implementeren, wat brede compatibiliteit mogelijk maakt
• Uitgebreide REST API voor DocSpace en Workspace, die aangepaste integraties, automatiseringsworkflows en applicatieontwikkeling door derden mogelijk maakt
• Desktop-editors voor Windows, macOS en Linux die offline werken en synchroniseren met cloudplatforms — ook beschikbaar als Snap, Flatpak en AppImage op Linux
• Mobiele apps voor iOS en Android voor het bekijken en bewerken van documenten onderweg, met offline ondersteuning
• Macro- en plugin-ondersteuning met JavaScript, waarmee gebruikers de editorfunctionaliteit kunnen uitbreiden met aangepaste scripts en door de community ontwikkelde plugins
• Documentconversie-API voor server-side batchconversie tussen formaten (DOCX, ODT, PDF, EPUB, HTML, TXT en meer) — nuttig voor geautomatiseerde documentverwerkingspipelines

Voor Wie is de Overstap?

OnlyOffice is ideaal voor:

• Bedrijven die Microsoft-compatibiliteit nodig hebben maar niet afhankelijk willen zijn van Microsoft
• Organisaties die zelf willen hosten voor maximale controle over hun documenten
• Privacybewuste teams die open-source software verkiezen boven propriëtaire pakketten
• EU-bedrijven die AVG/GDPR-conformiteit willen garanderen zonder compromissen
• Nextcloud-gebruikers die een geïntegreerde kantoorsuite nodig hebben

De Conclusie

OnlyOffice is het beste open-source alternatief voor Microsoft 365 als je compatibiliteit met Microsoft-formaten belangrijk vindt. De editors zijn krachtig, de compatibiliteit is uitstekend, en je hebt volledige controle over je data — al doe je er goed aan de bedrijfsgeschiedenis van de leverancier (zie Bedrijfsachtergrond) mee te wegen.

Microsoft 365 is een completer ecosysteem met Teams, Outlook, SharePoint en geavanceerde Excel-functies. Voor grote bedrijven die diep in het Microsoft-ecosysteem zitten, is overstappen een flinke stap. Maar voor wie onafhankelijkheid, transparantie en Europese datasoevereiniteit zoekt, is OnlyOffice een overtuigend alternatief.

Veelgestelde Vragen

Kan OnlyOffice Microsoft Office-bestanden openen en opslaan zonder opmaakproblemen?

OnlyOffice gebruikt OOXML (dezelfde formaatfamilie als .docx, .xlsx, .pptx) als natief formaat, wat het de beste Microsoft-compatibiliteit geeft onder open-source kantoorpakketten. De meeste documenten zien er identiek uit. Zeer complexe spreadsheets met VBA-macro's of geavanceerde PowerPoint-animaties kunnen aanpassingen vereisen.

Kan ik OnlyOffice zelf hosten op mijn eigen server?

Ja. OnlyOffice biedt een Community Edition die gratis op je eigen infrastructuur kan worden gehost. De Enterprise Edition voegt geavanceerde functies toe zoals LDAP, SSO en audittrails. Zelf hosten geeft je volledige controle over je gegevens — ze verlaten nooit je servers.

Hoe verhoudt OnlyOffice zich tot LibreOffice?

Hoewel beide open source zijn, is OnlyOffice gebouwd voor realtime samenwerking in de browser (vergelijkbaar met Google Docs), terwijl LibreOffice voornamelijk een desktopapplicatie is. OnlyOffice heeft ook betere Microsoft-formaatcompatibiliteit omdat het OOXML natief gebruikt, terwijl LibreOffice standaard ODF als formaat hanteert.

Integreert OnlyOffice met Nextcloud?

Ja. OnlyOffice heeft een officiële Nextcloud-integratie waarmee je documenten direct in Nextcloud kunt maken, bewerken en eraan kunt samenwerken. Deze combinatie biedt een volledig zelf-gehost, AVG-conform alternatief voor zowel Microsoft 365 als Google Workspace.

Is OnlyOffice geschikt voor een grote organisatie met honderden gebruikers?

Ja. OnlyOffice Enterprise Edition ondersteunt grootschalige uitrol met functies zoals Active Directory/LDAP-integratie, single sign-on (SSO), multi-tenancy en toegewijde ondersteuning. Organisaties met honderden of duizenden gebruikers kunnen het on-premises of in een private cloud implementeren.

Heeft OnlyOffice banden met Rusland?

OnlyOffice wordt verkocht door Ascensio System SIA, ingeschreven in Riga, Letland, maar de bedrijfsgeschiedenis is niet zuiver Europees. Ascensio was een dochteronderneming van het in Rusland gevestigde New Communication Technologies, en in Rusland werd een vergelijkbare fork verkocht onder de naam R7-Office. Volgens Ascensio werden de Russische activiteiten in 2019 ondergebracht in een aparte juridische entiteit, en is er sinds 2023 geen gedeelde codebase, eigendom of samenwerking meer met R7-Office; in 2023 richtte het bedrijf ook een holding op in Singapore. Sommige Europese instellingen blijven voorzichtig: in maart 2026 schakelde de Duitse universiteitscloud Sciebo OnlyOffice uit vanwege de onduidelijke banden van Ascensio System SIA met Rusland, en verving het door Collabora. Als de herkomst van je leverancier belangrijk is, weeg dit dan mee — zelf hosten van de open-source code beperkt het datarisico, maar niet de afhankelijkheid van de leverancier.