OpenProject vs Asana

Waarom Overstappen van Asana naar OpenProject?

Asana is een populair projectmanagementtool, maar het is een Amerikaans bedrijf dat al je projectdata — taken, deadlines, teamcommunicatie, bestanden — opslaat op Amerikaanse servers. Onder de CLOUD Act kan de Amerikaanse overheid toegang eisen tot deze data. Voor Europese bedrijven en overheden is dit een serieus risico.

OpenProject is een Duits, open-source projectmanagementplatform dat speciaal is ontworpen met Europese waarden in gedachten. Het biedt krachtige functies voor zowel agile als klassiek projectmanagement, en je kunt het volledig zelf hosten. Het wordt al gebruikt door de Duitse overheid en talloze Europese organisaties.

Functievergelijking

Functie	OpenProject	Asana
Open source	✅ Volledig	❌ Nee
Zelf te hosten	✅ Ja	❌ Nee
Gantt-diagrammen	✅ Krachtig en ingebouwd	⚠️ Alleen in betaalde versie
Agile boards (Kanban)	✅ Ja	✅ Ja
Scrum-ondersteuning	✅ Sprints, backlogs	⚠️ Beperkt
Tijdregistratie	✅ Ingebouwd	⚠️ Via integraties
Wiki / Documentatie	✅ Ingebouwd	❌ Nee
Bestanden en bijlagen	✅ Ja (Nextcloud-integratie)	✅ Ja
Rapportages	✅ Uitgebreid	✅ Ja
Datalocatie	✅ Jouw keuze (zelf hosten) of EU-cloud	🇺🇸 Verenigde Staten

Prijzen

OpenProject biedt een transparant en betaalbaar prijsmodel:

• OpenProject Community: Gratis — zelf-gehost, volledige functies
• OpenProject Basic (Cloud): €5,95/gebruiker/maand — beheerde cloud in de EU
• OpenProject Professional (Cloud): €11,95/gebruiker/maand — uitgebreide functies
• OpenProject Premium (Cloud): Op maat — enterprise-functies en ondersteuning
• Asana Basic: Gratis — tot 10 gebruikers, beperkte functies
• Asana Premium: $10,99/gebruiker/maand
• Asana Business: $24,99/gebruiker/maand

De Community-editie van OpenProject is volledig gratis en zelf te hosten — zonder beperkingen op het aantal gebruikers. Dat maakt het bijzonder aantrekkelijk voor organisaties die kosten willen beheersen.

Privacy & Datasoevereiniteit

OpenProject is ontworpen met Europese datasoevereiniteit als kernwaarde:

• Duits bedrijf: OpenProject GmbH is gevestigd in Berlijn, onder Duitse en Europese wetgeving
• Zelf hosten: Draai OpenProject op je eigen server — alle data blijft binnen je infrastructuur
• EU-cloud: De beheerde cloud-versie draait op servers in de Europese Unie
• Open source: Alle code is transparant en onafhankelijk controleerbaar
• AVG/GDPR-conform: Volledig compliant, ontworpen voor Europese regelgeving
• Gebruikt door overheden: Duitse federale instanties en Europese organisaties vertrouwen op OpenProject

Migratiehandleiding

Het migreren van Asana naar OpenProject vereist zorgvuldige planning, maar is voor de meeste teams binnen een tot twee weken haalbaar.

1. Exporteer je Asana-data — Gebruik de CSV-exportfunctie van Asana voor elk project. Download alle taken, subtaken, verantwoordelijken, deadlines en aangepaste velden. Voor grotere organisaties kun je de Asana API gebruiken voor een uitgebreide export. (1-2 uur)
2. Richt je OpenProject-omgeving in — Installeer de Community-editie op je eigen server met Docker, of meld je aan voor de cloud-editie. Configureer je projectstructuur, werkpakkettypen en aangepaste velden zodat ze aansluiten bij je bestaande werkwijze. (2-4 uur)
3. Importeer projecten via CSV — Gebruik de CSV-import van OpenProject om je taakdata in te laden. Koppel Asana-kolommen aan OpenProject-werkpakketvelden. Controleer het importvoorbeeld zorgvuldig voordat je bevestigt. (1-2 uur per project)
4. Bouw projectstructuren op — Stel Gantt-diagramafhankelijkheden, mijlpalen en werk-breakdown-structuren in OpenProject in. Configureer agile boards als je team Scrum of Kanban gebruikt. Dit is waar de kracht van OpenProject duidelijk wordt ten opzichte van Asana. (2-4 uur per project)
5. Migreer teamleden en rechten — Maak gebruikersaccounts aan, wijs rollen toe en stel projectlidmaatschappen in. Configureer notificatie-instellingen zodat het team relevante updates ontvangt. (1-2 uur)
6. Draai een parallelle periode — Gebruik beide tools gedurende een tot twee weken. Laat je team wennen aan OpenProject terwijl Asana nog beschikbaar is als referentie. Verzamel feedback en pas configuraties aan voordat je Asana volledig afsluit. (1-2 weken)

Geschatte totale tijd: 1-2 weken voor een middelgroot team. Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld — de grootste uitdaging is het aanpassen van werkprocessen aan de meer gestructureerde aanpak van OpenProject.

Praktijkvoorbeelden

Duitse gemeentelijke overheid moderniseert projectmanagement — Een middelgrote Duitse stadsadministratie migreerde 15 afdelingen van Asana naar een zelf-gehoste OpenProject-instance om te voldoen aan eisen voor datasoevereiniteit. De Gantt-diagram- en afhankelijkheidsfuncties vervingen meerdere spreadsheets die eerder werden gebruikt voor infrastructuurprojectplanning, en de ingebouwde tijdregistratie maakte een apart tool overbodig. Data blijft volledig binnen de eigen IT-infrastructuur van de gemeente.

Nederlands ingenieursbureau stroomlijnt bouwprojectworkflows — Een bouw- en civiel technisch ingenieursbureau in Rotterdam koos voor OpenProject vanwege de BIM-integratie en Gantt-planningscapaciteiten. Ze beheren brug- en infrastructuurprojecten met gedetailleerde werkverdelingsstructuren en tijdregistratie — functies die Asana niet kon bieden zonder dure integraties van derden. Projectdata blijft op EU-servers onder Nederlandse jurisdictie.

Belgische universiteit coördineert EU-gefinancierde onderzoeksprojecten — Een universitaire onderzoeksafdeling in Leuven gebruikt OpenProject voor het beheer van Horizon-onderzoeksprojecten met meerdere partners. De wikifunctie dient als projectdocumentatie, terwijl Gantt-diagrammen helpen bij het coördineren van deliverables tussen partnerinstellingen in verschillende landen. De zelf-gehoste instance voldoet aan de datagovernance-eisen van de universiteit en de rapportageverplichtingen van EU-financieringsprogramma’s.

Bedrijfsachtergrond

OpenProject GmbH werd in 2012 in Berlijn, Duitsland, opgericht als spin-off van een gezamenlijk onderzoeksproject aan de Technische Universiteit Berlijn. De software vindt zijn oorsprong in een projectmanagementtool die is ontwikkeld voor engineering- en onderzoekscontexten, wat de sterkte in gestructureerde projectmanagementmethodologieën zoals Gantt-gebaseerde planning en werkverdelingsstructuren verklaart. Niels Lindenthal is de directeur van het bedrijf en heeft de groei begeleid van een academisch project naar een commercieel levensvatbaar open-source product.

Het bedrijf heeft zijn hoofdkantoor in Berlijn en heeft ongeveer 50-60 medewerkers, voornamelijk softwareontwikkelaars, UX-designers en supportengineers. OpenProject GmbH handhaaft een slank, duurzaam bedrijfsmodel: de Community Edition is volledig gratis en open source onder de GPLv3-licentie, terwijl de inkomsten komen uit cloudhosting-abonnementen en Enterprise Edition-licenties die functies toevoegen zoals multi-project dashboards, geavanceerde rapportage en toegewijde ondersteuning.

OpenProject is geadopteerd door enkele van Europa’s meest datagevoelige organisaties. De Europese Commissie, de Duitse federale overheid, Siemens en talloze Europese universiteiten en publieke instellingen gebruiken OpenProject voor hun projectmanagementbehoeften. De ondersteuning van de software door het Duitse overheidscentrum voor informatietechnologie (ZenDiS) als onderdeel van de strategie voor digitale soevereiniteit van de Duitse publieke sector onderstreept de geloofwaardigheid ervan. OpenProject’s toewijding aan open-source principes en Europese datasoevereiniteit maakt het een hoeksteen van de groeiende beweging richting soevereine digitale infrastructuur in Europa.

Beveiliging & Compliance

OpenProject implementeert beveiligingspraktijken ontworpen voor implementatie in de publieke sector en het bedrijfsleven:

• Open-source code (GPLv3) — de volledige codebase is openbaar controleerbaar op GitHub, waardoor organisaties beveiligingseigenschappen kunnen verifiëren vóór implementatie
• ISO 27001-afgestemd — de cloudhostinginfrastructuur volgt ISO 27001-praktijken voor informatiebeveiliging
• Zelf-hostingoptie voor volledige datasoevereiniteit — organisaties kunnen OpenProject op hun eigen servers implementeren binnen hun eigen beveiligingsperimeter
• Cloudhosting exclusief in de EU — de beheerde cloud-editie draait op servers in Duitsland, met alle gegevensverwerking binnen EU-jurisdictie
• AVG-conform als Duits bedrijf, met formele verwerkersovereenkomsten (DPA’s) beschikbaar voor alle cloudklanten
• Rolgebaseerde toegangscontrole met gedetailleerde machtigingen voor projecten, werkpakketten en modules — geschikt voor complexe organisatiestructuren met meerdere projectteams
• LDAP/Active Directory- en SAML SSO-integratie voor enterprise-authenticatie en gebruikersbeheer, waardoor veilige toegang wordt afgestemd op het identiteitsbeleid van de organisatie
• Regelmatige beveiligingsupdates gepubliceerd via het open-source releaseproces, met een beleid voor verantwoorde openbaarmaking van kwetsbaarheidsrapporten

Integratie-ecosysteem

OpenProject biedt gerichte integraties ontworpen voor enterprise-projectmanagementworkflows:

• Uitgebreide REST API voor programmatische toegang tot projecten, werkpakketten, tijdregistraties, budgetten en alle andere bronnen — volledig gedocumenteerd met OpenAPI-specificatie
• Nextcloud-integratie voor het koppelen van bestanden opgeslagen in Nextcloud direct aan werkpakketten, wat soeverein documentbeheer mogelijk maakt naast projectplanning
• Git- en SVN-integratie voor het koppelen van coderepositories en commits aan werkpakketten, wat traceerbaarheid biedt tussen ontwikkelactiviteit en projecttaken
• BIM/IFC-modelviewer voor bouw- en engineeringprojecten, die Building Information Models direct binnen werkpakketten weergeeft — een unieke functie onder open-source projectmanagementtools
• iCalendar (ICS)-feeds voor het synchroniseren van projectmijlpalen en deadlines met externe agendatoepassingen zoals Google Agenda, Outlook of Thunderbird
• Excel- en CSV-import/export voor bulkgegevensoperaties, wat migratie vanuit andere tools en integratie met spreadsheetgebaseerde rapportage mogelijk maakt
• Webhooks voor het activeren van externe automatiseringen wanneer werkpakketten worden aangemaakt, bijgewerkt of afgerond — integreerbaar met aangepaste workflows en notificatiesystemen
• LDAP, SAML en OpenID Connect voor enterprise single sign-on, waarmee gebruikers zich kunnen authenticeren met hun bestaande organisatiereferenties

Voor Wie is de Overstap?

OpenProject is ideaal voor:

• Overheden en publieke instellingen die soeverein projectmanagement nodig hebben
• EU-bedrijven die hun projectdata niet op Amerikaanse servers willen opslaan
• Technische teams die krachtige Gantt-diagrammen en agile tools nodig hebben
• Organisaties die open-source software verkiezen en vendor lock-in willen vermijden
• Teams die tijdregistratie en wiki-documentatie geïntegreerd willen hebben

De Conclusie

OpenProject is het meest volwassen open-source projectmanagementplatform voor Europese organisaties. Met krachtige Gantt-planning, agile boards, tijdregistratie en een ingebouwde wiki biedt het meer functies dan veel betaalde alternatieven — en je kunt het volledig zelf hosten.

Asana wint op gebruiksvriendelijkheid en een moderne, intuïtieve interface. Het is sneller op te zetten en makkelijker te leren voor niet-technische teams. Maar voor wie datasoevereiniteit, open source en krachtige projectplanning boven een mooie interface stelt, is OpenProject de superieure keuze.

Veelgestelde Vragen

Kan ik mijn bestaande Asana-projecten importeren in OpenProject?

Ja. OpenProject ondersteunt CSV-import voor taken en werkpakketten. Je kunt je Asana-projecten exporteren naar CSV en deze importeren in OpenProject. Voor grotere migraties biedt de OpenProject API geautomatiseerde bulkimport met aangepaste veldkoppelingen.

Werkt OpenProject voor agile teams, of is het alleen voor klassiek projectmanagement?

OpenProject ondersteunt beide methodologieën. Het biedt Scrum-boards met sprints en backlogs, Kanban-boards voor lean-werkprocessen en traditionele Gantt-gebaseerde projectplanning. Veel teams gebruiken het in een hybride opstelling die agile en klassieke benaderingen combineert.

Hoe moeilijk is het om OpenProject zelf te hosten?

OpenProject biedt Docker- en pakketgebaseerde installatiemethoden. Een basale zelf-gehoste installatie kan binnen een uur draaien op een Linux-server. De Community-editie bevat alle kernfuncties en heeft geen gebruikerslimiet. Voor productieomgevingen is het aan te raden regelmatige back-ups en updates in te plannen.

Is OpenProject geschikt voor kleine teams, of alleen voor grote organisaties?

Hoewel OpenProject uitblinkt in projectmanagement op bedrijfsschaal, werkt de gratis Community-editie ook goed voor kleine teams. Het is functierijker dan wat kleine teams doorgaans nodig hebben, maar het cloud Basic-abonnement van 5,95 euro per gebruiker per maand is concurrerend met eenvoudigere tools.

Voldoet OpenProject aan de AVG voor Europese organisaties?

Ja. OpenProject GmbH is een Duits bedrijf dat volledig onderworpen is aan de Europese wetgeving voor gegevensbescherming. De cloud-editie draait op servers uitsluitend in Duitsland, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar voor alle cloudklanten. Zelf hosten geeft je volledige controle over waar je data wordt opgeslagen.