Étude de cas : comment un SaaS européen de 40 personnes a remplacé sa pile tech américaine (et économisé 60 000 €/an)

Une note sur cette étude de cas

Il s’agit d’un composite illustratif basé sur des schémas observés à travers de multiples migrations SaaS européennes, et non d’une seule entreprise spécifique. Nous nous sommes inspirés de migrations rapportées publiquement, de conversations avec des opérateurs tech européens et des chiffres réalistes que produit notre calculateur de coût.

Nous avons utilisé le format composite plutôt que de nommer des entreprises spécifiques pour deux raisons :

1. Les vraies migrations sont rarement des moments de décision unique — elles se déploient sur des trimestres avec friction réelle, succès partiels et ajustements. Un composite capture la forme réaliste mieux qu’un seul avant/après.
2. Confidentialité — les véritables entreprises européennes migrant leur pile tech veulent rarement publiciser leurs décisions internes de marchés publics.

Les chiffres ci-dessous sont réalistes pour la taille d’entreprise décrite. Les noms d’outils spécifiques sont réels. La progression trimestrielle est réaliste. Le récit cloud souverain est le schéma commun réel.

Nous publierons des entretiens réels avec des entreprises nommées dans notre prochaine série d’entretiens « Made in Europe ». Cette étude de cas comble le manque jusqu’à leur publication.

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L’entreprise

SaaS B2B basée à Berlin, 40 employés, rentable, 4-6 M€ d’ARR. Vend un logiciel de gestion de projet principalement à des clients européens mid-market. Fondée en 2018, à l’origine bootstrappée, désormais légèrement adossée par du capital-risque. Équipe ingénierie et produit de 18 ; ventes et marketing de 14 ; finance et opérations de 8.

L’entreprise tournait sur une « pile tech startup européenne par défaut » typique début 2025 : Google Workspace pour la productivité, AWS pour l’infrastructure, HubSpot pour le marketing, Salesforce Starter pour le CRM, Slack pour le chat d’équipe, Notion pour les docs internes, GitHub pour le code. Coût mensuel total d’outillage : environ 18 500 €/mois ou 222 000 €/an.

Le déclencheur de la migration n’était pas idéologique — c’était une question de marchés publics d’un client entreprise allemand demandant les sous-traitants et la résidence des données pour un contrat à venir. La question a forcé l’entreprise à examiner réellement ses flux de données. La prise de conscience : la majeure partie de leur pile était résidente aux États-Unis avec des arrangements de transfert documentés mais inconfortables.

Le CTO et la COO ont co-piloté la migration sur quatre trimestres en 2025-2026.

Trimestre 1 : Email et analytique

Migrations : Google Workspace → Proton Mail Business · Google Analytics → Plausible

Pourquoi en premier : L’email est l’outil le plus utilisé mais le moins perturbant à migrer (la configuration de chaque utilisateur est indépendante). L’analytique est rapide et visible.

Processus :

• Migration email : Utilisé l’outil Easy Switch de Proton. Chaque utilisateur a pris environ 30 minutes incluant la configuration des clients mobiles et de Proton Bridge pour les utilisateurs Outlook. Temps total équipe : ~25 personnes-heures sur deux semaines.
• Transfert email : Maintenu le transfert Google Workspace actif pendant 90 jours pour rattraper tout service externe non mis à jour.
• Migration analytique : Remplacé le tag Google Analytics par le script Plausible sur 47 pages marketing et pages produit. Configuré l’import GA de Plausible pour ramener 18 mois de données historiques. Mis à jour les tableaux de bord dans les outils de reporting marketing.

Changement de coût : Google Workspace Business Standard à 11,50 €/utilisateur/mois pour 40 utilisateurs = 5 520 €/an. Proton Mail Business à 11,99 €/utilisateur/mois = 5 755 €/an. Plausible Pro à 49 $/mois vs Google Analytics gratuit.

Variation nette de coût : Environ +800 €/an (légèrement plus élevé).

Mais : Suppression de la bannière cookies du produit, dont l’analytique de conversion a montré qu’elle améliorait mesurablement la conversion d’inscription en essai. Hausse de conversion estimée : 4-6 %, valant significativement plus que l’augmentation de coût de 800 €.

Friction : Deux ingénieurs préféraient fortement l’UX Gmail et ont résisté. Résolu en leur donnant un accès temporaire à un transfert Gmail pendant la transition. Tous deux se sont adaptés en 3 semaines.

Leçon : Ne sous-estimez pas la familiarité d’interface. Prévoyez 2-4 semaines de retours « c’est différent ».

Trimestre 2 : Hébergement cloud

Migrations : AWS → Hetzner (principal) + Scaleway (GPU et bases de données managées)

Pourquoi en deuxième : Plus haut potentiel d’économie de coûts, plus grande amélioration de souveraineté, mais plus haute complexité technique.

Processus :

• Inventaire : 18 instances EC2, 4 bases RDS, buckets S3 totalisant 8 To, AWS Lambda pour diverses automatisations, CloudFront CDN, AWS SES pour l’email transactionnel.
• Calendrier de migration : 6 semaines de travail d’ingénierie focalisé réparti sur deux ingénieurs à temps partiel.
• Approche : Lift and shift des charges de production vers Hetzner Cloud avec Kubernetes managé ; bases de données déplacées vers PostgreSQL auto-managé sur Hetzner avec snapshots quotidiens ; stockage objet déplacé vers Hetzner Object Storage ; CDN déplacé vers Bunny.net ; email transactionnel déplacé vers l’API transactionnelle de Brevo.
• Fonctions Lambda : La plupart réécrites comme petits services sur Kubernetes. Trois fonctions complexes maintenues sur AWS Lambda en raison de dépendances spécifiques aux services AWS sans équivalents UE directs.

Changement de coût :

• Facture AWS : ~8 200 €/mois en moyenne (98 400 €/an)
• Hetzner + Scaleway combinés : ~2 400 €/mois (28 800 €/an)
• Bunny.net CDN : ~80 €/mois (960 €/an)
• Brevo transactionnel : ~60 €/mois (720 €/an)

Économies annuelles nettes : ~67 000 €/an sur l’infrastructure seule.

Friction : Deux problèmes spécifiques ont consommé un temps d’ingénierie disproportionné :

1. Les services managés spécifiques à AWS (RDS Multi-AZ, politiques S3 intégrées à IAM) ont dû être repensés. Deux semaines de travail d’ingénierie pour construire une configuration équivalente sur Hetzner.
2. La migration CloudFront → Bunny.net a nécessité la mise à jour de ~200 références codées en dur dans le code produit. Découvert tard dans la migration ; ajouté une semaine.

Leçon : Inventoriez soigneusement avant d’estimer le calendrier. Les schémas spécifiques à AWS sont plus profonds qu’ils n’y paraissent. Prévoyez 25-50 % de dépassement de calendrier.

Trimestre 3 : Pile marketing

Migrations : HubSpot → Brevo · Salesforce Starter → Pipedrive

Pourquoi en troisième : L’outillage marketing/ventes a des économies de coût claires et la friction de migration est largement organisationnelle plutôt que technique.

Processus :

• HubSpot → Brevo : 12 semaines. La plupart du temps passé sur la traduction des automatisations/workflows. Les workflows multi-branches complexes de HubSpot devaient être simplifiés et reconstruits dans Brevo. Utilisé la migration comme opportunité de nettoyer le bric-à-brac de workflows accumulé.
• Salesforce Starter → Pipedrive : 4 semaines. Périmètre plus petit (seulement 6 utilisateurs sur Salesforce Starter ; c’était une décision pré-mise à l’échelle avant qu’ils n’aient construit beaucoup de personnalisation). L’import de données de Pipedrive a bien géré le CSV. Le mapping de champs a pris du temps mais était simple.
• Alignement du modèle de données interne : Utilisé la migration pour aligner les modèles de données CRM et marketing, qu’ils voulaient faire depuis deux ans. Nettoyage forcé.

Changement de coût :

• HubSpot Marketing Hub Professional : 1 250 €/mois (15 000 €/an)
• Salesforce Starter : 25 €/utilisateur × 6 utilisateurs = 150 €/mois (1 800 €/an)
• Brevo Premium : 145 €/mois (1 740 €/an)
• Pipedrive Professional : 59 €/utilisateur × 8 utilisateurs = 472 €/mois (5 664 €/an)

Économies annuelles nettes : ~9 400 €/an

Friction : La résistance non-technique la plus significative est venue de la directrice marketing, qui avait construit une familiarité profonde avec le reporting de HubSpot. Résolu en s’assurant que les capacités de reporting de Brevo correspondaient aux rapports HubSpot les plus utilisés avant de basculer complètement. La directrice marketing a aussi suivi un cours de certification HubSpot séparément sur son temps personnel pendant la transition — reconnaissant que les outils made in EU pourraient ne pas avoir encore le même écosystème de ressources de formation.

Leçon : La familiarité profonde avec les outils est réelle. Les équipes marketing en particulier ont investi significativement dans l’apprentissage de HubSpot. La friction de migration concerne largement la reformation, non les écarts de capacité.

Trimestre 4 : Documents, code et communications

Migrations : Google Drive → Nextcloud + OnlyOffice (auto-hébergé sur Hetzner) · Slack → Element (serveur Matrix auto-hébergé) · GitHub → conservé (US, mais compromis acceptable)

Pourquoi en quatrième : Migrations à coût plus faible avec amélioration significative de souveraineté, plus acceptation d’une dépendance américaine sans alternative directe crédible pour notre cas d’usage.

Processus :

• Migration de documents : Lancé Nextcloud sur Hetzner (4 vCPU, 16 Go RAM, volume 1 To). Utilisé l’outil de migration en masse de Nextcloud pour importer depuis Google Drive. Environ 240 Go de documents d’entreprise migrés proprement. OnlyOffice intégré dans Nextcloud pour l’édition collaborative.
• Migration Slack : Mise en place d’un serveur Matrix Synapse auto-hébergé sur Hetzner. Migré les canaux actifs en utilisant des outils de migration communautaires. Maintenu Slack en lecture seule pendant 90 jours pour référence historique.
• Décision GitHub : Évalué Codeberg (Allemagne) et Forgejo auto-hébergé. L’équipe a décidé que l’écosystème d’outils de GitHub (Copilot, Actions, intégrations tierces) était suffisamment meilleur pour leur cas d’usage pour accepter la dépendance américaine. Documenté comme exception explicite acceptée dans leur politique de classification des données.

Changement de coût :

• Mise à niveau du stockage Google Workspace pour Drive (plus nécessaire) : -800 €/an
• Slack Pro à 7,25 €/utilisateur/mois pour 40 utilisateurs : était 3 480 €/an
• Nextcloud + Matrix auto-hébergés : ~600 €/an de coût d’infrastructure
• Plan GitHub Team : 4 €/utilisateur/mois pour 40 utilisateurs = 1 920 €/an (conservé)

Économies annuelles nettes pour ce trimestre seul : ~2 500 €/an

Friction : L’auto-hébergement nécessite un véritable engagement opérationnel continu. Deux ingénieurs sont devenus « mainteneurs Nextcloud » avec allocation de temps explicite. Cela vaut le coup économiquement mais c’est un coût réel.

Leçon : L’auto-hébergement est un choix délibéré, non une option par défaut meilleure. Le TCO de l’auto-hébergement inclut le temps opérationnel continu, non seulement le coût d’infrastructure.

Douze mois plus tard : les chiffres

Coût annuel d’outillage avant : ~222 000 €/an Coût annuel d’outillage après : ~158 000 €/an Économies annuelles : ~64 000 €/an (~29 % de réduction)

Complexité d’infrastructure : Augmentée modestement. Désormais en exploitation Nextcloud + Matrix auto-hébergés en parallèle de l’infrastructure de production. Compromis accepté.

Posture de souveraineté : Substantiellement améliorée. Traitement résident UE documenté pour les données client, données employé et opérations métier centrales. Exceptions acceptées documentées (GitHub, usage occasionnel de ChatGPT, etc.).

Positionnement marchés publics : Trois clients entreprise allemands signés en 2026 ont explicitement cité le récit de souveraineté UE de l’entreprise comme différenciateur positif vs concurrents basés aux États-Unis.

Moral de l’équipe : Majoritairement positif. Le récit global « nous avons construit une entreprise européenne sur de l’infrastructure européenne » est devenu une partie de l’identité de l’entreprise d’une manière qui a résonné avec l’équipe et particulièrement avec les recrutements en ingénierie.

Ce qui n’a pas marché

Trois choses ont été plus difficiles qu’attendu :

1. Les décisions sur l’outillage IA n’ont pas été résolues. L’équipe utilise ChatGPT, Cursor et Claude pour le travail d’ingénierie et de contenu. Essayé Mistral Le Chat comme alternative mais le consensus de l’équipe était que les intégrations de workflow n’étaient pas suffisantes pour une migration complète. Documenté comme dépendance américaine acceptée.

2. Complexité de l’audit SOC 2 Type II. Changer de fournisseurs cloud en milieu d’année a allongé leur calendrier d’audit SOC 2. Cela a valu le coup mais a ajouté 3 mois au renouvellement de certification.

3. Un membre de l’équipe marketing est parti. Un commercial avec 4 ans de certifications HubSpot ne voulait pas se reformer. Le départ a été civil mais spécifiquement causé par la migration d’outils. Remplacé en 6 semaines.

Ce qui a marché étonnamment bien

1. Réception client. Attendu un intérêt modéré, obtenu un retour positif significatif. De multiples conversations commerciales mènent désormais avec le récit de souveraineté. Le marketing a pivoté pour le mettre en avant prominent.

2. Hetzner spécifiquement. Les économies de coût ont dépassé la prévision. La fiabilité du service a été meilleure qu’AWS pour leur charge. Impression générale de l’équipe d’ingénierie : « on aurait dû faire ça plus tôt ».

3. Effet cumulatif sur l’embauche. Deux ingénieurs seniors ont cité le récit de pile tech européenne comme positif dans leurs décisions d’entretien. Avantage marginal mais réel d’acquisition de talents dans un marché d’ingénierie sensible à la vie privée.

Le referaient-ils

Le CTO et la COO disent oui, avec deux réserves :

1. Prévoir plus de temps pour la reformation aux outils. Particulièrement les outils marketing/ventes. Le coût de changement organisationnel est le plus grand coût caché de la migration.

2. Soyez explicites sur les dépendances américaines acceptées. Prétendre être 100 % UE-souverain est opérationnellement faux pour la plupart des entreprises. Documenter « nous utilisons ces outils américains spécifiques pour ces raisons spécifiques avec ces protections spécifiques » est plus crédible que les récits de pureté.

Ce que cette étude de cas démontre

Pour les entreprises européennes envisageant leur propre migration :

1. Les économies de coût sont réelles. Une réduction de ~30 % sur les coûts d’outillage est réalisable. L’argument du coût est l’argument pratique le plus fort.

2. L’amélioration de souveraineté est substantielle mais demande du travail. Ne vous attendez pas à « changer d’outil, obtenir la souveraineté ». Attendez-vous à « prendre 8-10 décisions fournisseurs délibérées sur 12 mois, obtenir une posture de souveraineté mesurablement meilleure ».

3. La réception marketing/client compte. La pression marchés publics qui a déclenché cette migration s’est convertie en avantage concurrentiel. La souveraineté européenne est devenue une fonctionnalité commerciale.

4. Prévoyez la friction. La complexité d’ingénierie, la reformation marketing et l’acceptation d’exceptions stratégiques sont toutes réelles. Les migrations qui prétendent que ce n’est pas le cas échouent plus souvent que celles qui les anticipent.

5. Ne poursuivez pas la pureté ; poursuivez le mieux. Accepter les dépendances américaines documentées (GitHub, ChatGPT) tout en remplaçant les 80 % de pile qui ont des alternatives UE propres est opérationnellement sain. Insister sur 100 % de souveraineté crée plus de coût qu’il n’en résout.

Prochaines étapes concrètes pour votre entreprise

Si vous envisagez une migration similaire :

1. Inventoriez vos outils : listez chaque outil SaaS, coût mensuel et évaluation de souveraineté approximative
2. Identifiez les victoires rapides : habituellement email + analytique + hébergement cloud + automatisation marketing sont les quatre premiers
3. Lancez notre calculateur de coût pour estimer les économies spécifiques au cloud
4. Parcourez nos guides de migration pour des instructions étape par étape pour les bascules spécifiques
5. Faites l’assistant de décision en 2 minutes pour des recommandations personnalisées

Ce type de migration prend 4-8 trimestres pour être bien fait. Démarrer au T3 2026 signifie que vous le complétez en 2027 — bien à temps pour les vents porteurs opérationnels de l’application de l’EU AI Act, l’adoption du portefeuille eIDAS 2.0 et l’implémentation continue de DORA.

Le schéma est répétable. Les chiffres sont réels. Les compromis sont gérables. La position stratégique que vous construisez à travers 12 mois de décisions fournisseurs délibérées est significativement différente de là où la plupart des entreprises européennes sont aujourd’hui.

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Si vous êtes une entreprise européenne qui a réellement complété (ou est au milieu d’) une migration comme celle-ci, nous aimerions échanger. Nous démarrons une série d’entretiens avec des entreprises nommées en 2026 et pouvons offrir un contrôle éditorial sur la façon dont votre histoire est racontée. Email hello@betterineurope.eu.